Доработки системы «1С:БГУ» в крупном университете для исполнения требований Приказа Минфина РФ №61н

Крупнейший университет страны

Исходная проблема и задачи

В университете использовалась система «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» («1С:БГУ КОРП») для работы с финансовыми документами и учета имущества. Система некоторое время не обновлялась и была технически устаревшей, в ней отсутствовали унифицированные электронные формы, необходимые для исполнения требований Приказа Минфина РФ от 15.04.2021 №61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению" (с изменениями и дополнениями)».
Требовалось обновить конфигурацию «1С:БГУ» до актуального состояния и настроить для исполнения требований Приказа Минфина РФ №61н в части документов по учету имущества и применению унифицированных форм, касающихся учета имущества государственных учреждений. Также необходимо было настроить подсистему электронного документооборота (ЭДО) для обеспечения возможности формирования и подписания документов в электронном виде с использованием ЭП и уКЭП
Для проведения необходимых работ руководство вуза обратилось к нам, как к опытному партнеру фирмы «1С» и официальному разработчику конфигурации «1С:Инвентаризация и управление имуществом» («1С:ИУИ»), которая часто применяется для управления имуществом в государственных учреждениях, в том числе использующих систему «1С:БГУ». Специалисты «СИТЕК» имеют большой опыт настройки и доработки различных конфигураций 1С с целью исполнения требований Приказа Минфина РФ от 15.04.2021 №61н.

Предложенное решение

Нашими специалистами проведено обследование системы «1С:БГУ КОРП» на соответствие документов и печатных форм Приказу Минфина РФ №61н, а также Приказам 100н, 103н и 157н для перехода на ЭДО. Составлен список документов, которые требуют доработки, подготовлена дорожная карта выполнения работ по их настройке и доработке.
Перечень форм документов, которые были доработаны и настроены в соответствии с Приказом №61н (и с учетом изменений по Приказу 142н):
- Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей;
- Акты об утилизации ОС и МЗ;
- Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов;
- Решения о признании ОС и МЗ;
- Решения о прекращении признания активами ОС и МЗ;
- Решение о признании объектов нефинансовых активов;
- Решение о проведении инвентаризации;
- Изменение Решения о проведении инвентаризации;
- Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств;
- Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы;
- Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование;
- Карточка учета имущества в личном пользовании.
Перечень форм документов, которые были доработаны и настроены для корректной работы в рамках электронного документооборота (Приказ №61н с учетом изменений по Приказам 100н, 103н, 157н):
- Акт о результатах инвентаризации;
- Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема;
- Акт приемки товара, работ услуг;
- Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств);
- Акт о списании транспортного средства;
- Акт о списании бланков строгой отчетности;
- Акт о списании материальных запасов;
- Карточка учета капитальных вложений;
- Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;
- Карточка учета права пользования нефинансовым активом;
- Инвентарная карточка учета нефинансовых активов;
- Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов.
После доработок для пользователей «1С:БГУ КОРП» сформированы методические рекомендации и созданы видеоинструкции по формированию документов в системе для обеспечения эффективной работы с учетом требований Приказов Минфина РФ №61н, 142н, 100н, 103н, 157н.
Также нашими специалистами разработано для заказчика описание архитектуры принципиально нового комплексного решения на базе конфигурации «1С:ИУИ» для управления имуществом и проведения быстрых и прозрачных инвентаризаций, поскольку основная система «1С:БГУ» не является оптимальной для этих задач. Новая система может быть построена на базе:
- «1С:ИУИ»;
- «1С:БГУ КОРП»;
- «1С:ЗиК»;
- единого личного кабинета (ЕЛК);
- системы управления мастер данными (MDM).
При внедрении и настройке «1С:ИУИ» в будущем заказчик сможет получить инструмент, который значительно упростит и ускорит проведение инвентаризации с помощью мобильных ТСД и при этом сделает всю процедуру максимально прозрачной. В системе всегда доступны актуальные данные обо всех объектах имущества и их статусах, есть четкое распределение ответственности между МОЛами, использование цифровых инструментов и электронного документооборота максимально упрощает работу инвентаризационных комиссий, а согласование и подписание всех актов занимает минуты вместо часов или даже дней.

Результат

Использующаяся в университете система «1С:БГУ КОРП» обновлена до актуального состояния и доработана в части использования всех важных форм документов. Теперь учреждение может в полной мере исполнять требования Приказа Минфина РФ от 15.04.2021 №61н и использовать унифицированные электронные формы, необходимые для бухгалтерского учета в государственных (муниципальных) учреждениях по новым правилам. Также в систему внесены все необходимые изменения для использования базового электронного документооборота.
Дополнительно специалисты нашей компании разработали для заказчика архитектуру новой системы управления имуществом на базе конфигурации «1С:ИУИ». При ее внедрении в будущем университет сможет гораздо удобнее и прозрачнее управлять всеми объектами имущества, быстро проводить инвентаризации и всегда иметь актуальные аналитические данные в цифровом виде.