Нестандартное использование «1С:ИУИ» для учета бочек и дистиллятов на крупном спиртзаводе.

Спиртзавод «Кемлянский»

Исходная проблема и задачи

На момент обращения в нашу компанию спиртзавод «Кемлянский» использовал всего около тысячи бочек для хранения различных спиртов и дистиллятов, которые хранились в одном помещении. При этом предприятие готовилось к существенному расширению производства: планируется увеличить количество используемых бочек до 10 000 единиц, а также запустить в эксплуатацию 3 складских помещения.

В качестве учетной системы на предприятии используется «1С:ERP».

Существовавшая на предприятии система учета бочек с дистиллятами затрудняла их поиск, идентификацию и прослеживание последовательности выполняемых с ними операций. Кроме того, имелся целый ряд других проблем: · документооборот между бухгалтерией и складом ведется на бумажных носителях, информация по учету ОС заносится бухгалтером в простой файл Excel;
· нет прозрачной централизованной отчетности по истории хранения и перемещения бочек, а также залива-слива дистиллятов;
· у работников винокурни нет достоверной информации о наличии / отсутствии регистрации в Росалкогольрегулировании определенной бочки;
· на складе ведется стеллажное хранение с использованием ячеек, информация фиксируется в файле Excel, при этом она, как правило, не актуальна в силу отсутствия человеческого ресурса (у сотрудников нет времени «вручную» актуализировать файл при сливе, перемещении, заливе бочек);
· у работников винокурни нет оперативной информации о партии дистиллята, залитой в конкретную бочку – вся актуальная информация находится в бухгалтерии (фиксируется по Актам залива), откуда ее нужно запрашивать;
· в целом не автоматизированы все процессы учета бочек, слива, хранения и залива дистиллятов, что ведет к нерациональному расходованию рабочего времени и провоцирует появление ошибок в силу влияния «человеческого фактора».

Для решения перечисленных и многих других проблем, а также в связи с планирующимся расширением производства руководство спиртзавода решило провести автоматизацию склада дистиллятов путем внедрения программного продукта «1С:Инвентаризация и управление имуществом» с интеграцией 1С:ERP, а так же начала использования мобильных терминалов сбора данных (ТСД). Для этого заказчик обратился в нашу компанию «СИТЕК», как к официальному разработчику конфигурации «1С:ИУИ».

Перед нашими специалистами было поставлено несколько задач: обеспечить оперативность и удобство поиска местонахождения бочек и их идентификации на складе; обеспечить прослеживаемость статусов бочек (ремонт, пропарка, готовность к заливу и т.д.) и оперативное отражение выполняемых операций в информационной системе за счет использования мобильных ТСД; обеспечить прослеживания истории выполненных операций для каждой бочки. Также для заказчика необходимо было настроить механизм прослеживания истории конкретного дистиллята в каждой конкретной бочке с учетом возможного последовательного перелива из одной бочки в другую и возможного смешивания партий дистиллятов из разных бочек.

Предложенное решение

В начале наши специалисты провели тщательное обследование предприятия, изучили бизнес-процессы «как есть» и определили текущую проблематику. Затем вместе с заказчиком был разработан Устав проекта, определены его цели и сроки реализации, сформирована проектная команда.

На базе конфигурации «1С:ИУИ» было решено автоматизировать следующие процессы:

· поступление бочек;
· регистрация бочек;
· отбор бочек для залива;
· регистрация дистиллятов для залива;
· залив дистиллятов;
· перемещение пустых бочек;
· отбор бочек для слива;
· слив дистиллятов;
· отгрузка дистиллятов;
· регистрация поддонов и их комплектация бочками.

При поступлении бочек от поставщика лицо, ответственное за ведение учета в «1С:ИУИ», вводит документ «Регистрация имущества», заполняя необходимые допреквизиты. Статус имущества по умолчанию – «Заблокировано». Каждой бочке автоматически присваивается инвентарный номер по установленным в системе правилам, перечень инвентарных номеров передается лицу, ответственному за маркировку бочек, с целью заказа специальных табличек со штрихкодами у сторонних подрядчиков. После перемещения бочек на один из складов кладовщик на ТСД создает документ «Перемещение бочек» с указанием конечного места хранения.

После регистрации каждой конкретной бочки в Росалкогольрегулировании лицо, ответственное за ведение учета в «1С:ИУИ», создает соответствующий документ и меняет статус бочки на «Доступно».

Готовые к заливу бочки отбираются сотрудниками предприятия с помощью ТСД. Для этого в мобильном приложении «1С:ИУИ» нужно открыть операцию «Список имущества», отсканировать отобранную бочку и в открывшейся карточке бочки установить признак «Отобрана для залива».

Подготовка бочки к заливу предполагает ее промывку и пропарку. Лицо, ответственное за подготовку бочек, на ТСД открывает список подходящего имущества, устанавливая фильтр по статусу «Требуется подготовка к заливу» и признаку «Отобрана для залива». После подготовки бочки ответственное лицо меняет статус соответствующих бочек на «Готова к заливу». Статус актуален 5 дней (параметр настраивается), после чего, если бочка так и не была использована, вновь меняется на «Требуется подготовка к заливу».

Для регистрации дистиллятов в системе лицо, ответственное за выпуск дистиллятов, подает в бухгалтерию данные о выпущенных дистиллятах на следующий день после фактического производства. Бухгалтер создает документ «Регистрация имущества» и вносит данные в соответствующие колонки. Статус произведенных новых дистиллятов автоматически устанавливается на «Заблокировано». Для партии дистиллятов, которые могут быть залиты в бочки, устанавливается статус «Доступно» в ручном режиме.

При заливе дистиллятов в отобранные бочки начальник винокурни передает в бухгалтерию данные об инвентарных номерах используемых бочек, а также данные об объеме, температуре и крепости дистиллята. Бухгалтер регистрирует партию дистиллята на выдержке, в «1С:ИУИ» указывает необходимые данные, при этом партии дистиллятов заполняются по принципу FIFO (по дате производства), а данные о температуре, крепости и объеме заполняются автоматически (при необходимости корректируются вручную). Использующиеся бочки находятся в системе по инвентарным номерам, в их карточки добавляется информация о залитых дистиллятах, а статус каждой бочки меняется на «Залита дистиллятом». При необходимости начальник винокурни может с ТСД просмотреть информацию о залитых дистиллятах, выбрав нужную бочку.

В случае, если необходимо переместить пустую бочку с одного склада на другой, лицо, ответственное за хранение бочек, определяет, на каком складе должна храниться бочка и создает на ТСД документ «Перемещение бочек», в котором указывает, куда необходимо переместить бочку и затем дает соответствующее распоряжение о перемещении бочки. В случае, если обнаружено несоответствие места хранения бочки в системе «1С:ИУИ» физическому расположению бочки, ответственное лицо создает на ТСД документ «Перемещение бочек», в котором указывает фактическое место расположения бочки.

Отбор бочек для слива осуществляет соответствующее лицо (купажист). Он создает на ТСД документ «Смена статуса», указывает в нем отобранные бочки и меняет статус на «Готова к сливу дистиллята». Начальник винокурни в списке имущества устанавливает фильтр по соответствующему статусу и видит список отобранных бочек с указанием их инвентарных номеров.

Слив дистиллятов из отобранных бочек осуществляет начальник винокурни. Он передает бухгалтеру данные о бочках и дистиллятах, тот заносит их в данные соответствующих бочек и нажимает кнопку «Слить дистиллят. Если разница между ожидаемым и заявленным фактически слитым объемом дистиллята больше нормы потерь – появляется окно «Потери выше нормы». После записи карточки создается документ «Разукомплектация». После разукомплектации на остатках появляется дистиллят «На выдержке» в объеме, слитом из бочки за вычетом потерь, по той партии, которая была зарегистрирована при заливе. Бухгалтер регистрирует партию выдержанного дистиллята. У использованных бочек статус меняется на «Требует подготовки к заливу», кладовщик на ТСД выбирает эти бочки и перемещает их на нужный склад путем создания документа «Перемещение бочек» с указанием нового места хранения.

Для отражения отгрузки дистиллята, слитого из бочки после выдержки, ответственный за отгрузку создает документ «Выбытие имущества» с типом операции «Реализация», в табличной части указывает отгружаемые дистилляты, в соответствующие колонки вносит температуру, крепость, водный объем (безводный объем рассчитывается автоматически).

При поступлении поддонов от поставщика бухгалтер вводит в «1С:ИУИ» документ «Регистрация имущества». Каждому поддону автоматически присваивается инвентарный номер по установленным в системе правилам. Перечень инвентарных номеров поддонов передается лицу, ответственному за их маркировку, с целью заказа табличек со штрихкодами у сторонних подрядчиков.

После перемещения поддонов на один из складов кладовщик создает на ТСД документ «Перемещение поддонов» с указанием конечного места хранения. После установки бочек на поддон кладовщик открывает на ТСД операцию «Комплектация», сканирует или вводит вручную в поле поиска штрихкод поддона и добавляет в найденный поддон установленные на него бочки.

Результат

Контроль дистиллятов и бочек с учетом постоянного слива/залива и смешивания в них разных дистиллятов – достаточно необычная с точки зрения «классического» управления имуществом задача. Тем не менее, система «1С:Инвентаризация и управление имуществом» отлично с ней справилась, в очередной раз доказав свою гибкость и универсальность.
Благодаря внедрению «1С:ИУИ» на складе заказчика были автоматизированы все ключевые бизнес-процессы. Сотрудники смогли отказаться от бумажного документооборота и учета продукции в таблицах Excel в «ручном» формате – теперь для этого есть цифровой журнал и удобные отчеты. Соответственно, минимизировано количество ошибок по причине «человеческого фактора».
У ответственных лиц теперь есть всегда актуальная четкая информация о местонахождении всех бочек и дистиллятов на складе, что значительно упрощает и ускоряет их поиск. Все движения имущества прослеживаются и отражаются в системе, при необходимости можно посмотреть историю залива, слива и смешивания дистиллятов в каждой конкретной бочке. Налажен прозрачный контроль за регистрацией бочек в Росалкогольрегулировании.
Внедрение «1С:ИУИ» повысило эффективность и скорость работы всего спиртзавода. С данной системой предприятие полностью готово к значительному расширению производства.