Зачем внедрять «1С:Инвентаризация и управление имуществом» на предприятии, где уже есть учетная система 1С?

Инвентаризация является обязательным процессом хозяйственной деятельности любого предприятия. Она проводится не только на складах и в магазинах, но и в любых компаниях независимо от сферы их деятельности. Согласно Федеральному закону о бухучете, в некоторых ситуациях инвентаризация бывает обязательной, например, при реализации имущества, его предоставлении во временное пользование или при смене материально-ответственного лица. Кроме того, инвентаризация может быть плановой и внеплановой, выборочной или сплошной, полной или частичной.

Инвентаризация позволяет сверить остатки имущества и ТМЦ, находящиеся в ведении предприятия согласно системе учета, с их фактическим наличием. Она решает следующие задачи:

Естественно, чем крупнее предприятие, тем больше имущества находится в его ведении. И за всем имуществом нужно следить, обеспечивать его сохранность, своевременно ремонтировать, списывать, закупать новое имущество, вводить его в эксплуатацию и т.д. Поэтому инвентаризацию можно отнести к одному из самых важных и значимых процессов в жизни любого предприятия.

В современном мире уже практически никто не проводит инвентаризацию «вручную» с использованием амбарных книг, бумажных актов сверки/расхождения и прочих документов. Учет имущества ведется в автоматизированных системах, которые обладают разной функциональностью, позволяющей ускорить и упростить этот процесс.

В нашей стране на предприятиях в самых разных сферах бизнеса большой популярностью пользуются программные продукты 1С. Во многих конфигурациях платформы «1С:Предприятие» имеются встроенные механизмы, позволяющие проводить инвентаризацию и вести учет имущества. Однако существует и отдельная специализированная конфигурация под названием «1С:Инвентаризация и управление имуществом», предназначенная для автоматизации процесса инвентаризации имущества. Об этом программном продукте мы и поговорим в сегодняшней статье.

Итак, если в различных конфигурациях 1С обычно имеется некоторый функционал, позволяющий проводить инвентаризацию, зачем нужна отдельная система? Можно назвать много причин, но начнем с главной: 

Инвентаризация с «1С:ИУИ» может быть проведена где угодно: на удаленном филиале предприятия, складе или офисе – для этого достаточно иметь при себе компактный мобильный гаджет.

Конфигурация «1С:Инвентаризация и управление имуществом» может применяться на любых предприятиях, в том числе специфических:

С помощью данного решения можно автоматизировать процесс инвентаризации, используя современные технологии автоматической идентификации (штрихкодирование и RFID).

Означает ли все вышесказанное, что конфигурация «1С:ИУИ» должна внедряться и использоваться ВМЕСТО привычной учетной системы 1С, например, «1С:Бухгалтерия» или «1С:Комплексная автоматизация»? Нет!

Как именно? Судите сами:

Мы можем выделить, как минимум, 4 причины внедрить «1С:ИУИ» вместе с актуальной учетной системой 1С на любом предприятии, которое владеет хоть сколько-нибудь значимым количеством объектов имущество и так или иначе регулярно проводит инвентаризацию.

Если на предприятии уже внедрена и функционирует какая-либо КИС, то установка «1С:ИУИ» позволит создать отдельный контур оперативного учета имущества. При работе в данной конфигурации нет ведения бухгалтерии – документы, связанные с движением денежных средств, здесь не формируются.

Система предназначена только для учета оперативного движения имущества, начиная от формирования потребностей, закупки (в том числе под конкретные задачи и проекты), перемещения и заканчивая выбытием. При этом легко настраивается механизм обмена данными между «1С:ИУИ» и учетной системой 1С, в результате чего в последнюю попадают такие документы, как приобретение товаров (услуг), перемещение (включая перемещение материалов в производство), списание. Это позволяет формировать в КИС бухгалтерские проводки, начислить амортизацию и т.д.

Таким образом, в контуре «1С:ИУИ» работают сотрудники предприятия, не имеющие отношения к бухгалтерии и формированию документов, отвечающих за движение денег. Их задача – только учет имущества и инвентаризация. Бухгалтер же работает в основной корпоративной системе 1С (или даже в отдельной конфигурации «1С:Бухгалтерия»), проверяет документы и не тратит время на фактическую инвентаризацию.

При работе в КИС зачастую в справочник «Номенклатура» заносится большой объем информации, которая необходима для проведения инвентаризации, но при этом она абсолютна бесполезна для бухгалтера. Так, помимо наименования имущества, в справочник вносятся данные об артикуле, поставщике, габаритных размерах, цвете и т.д. В результате справочник превращается в нагромождение разной информации, что затрудняет работу бухгалтера.

В «1С:ИУИ» существует отдельный справочник «Номенклатура» и отдельный справочник «Имущество», предназначенный для проведения операций, связанных только с имуществом. Система имеет механизм, позволяющий свернуть строки этого справочника до справочника «Номенклатура» и обмениваться данными этого справочника с КИС. Таким образом, все характеристики того или иного имущества необходимые для инвентаризации остаются в справочнике «Имущество», а бухгалтерия работает только со справочником «Номенклатура», который не перегружен «бесполезной» информацией.

Конфигурация «1С:Инвентаризация и управление имуществом» позволяет делать более детальную разбивку адресных мест хранения имущества. Эта опция особенно актуальна для предприятий, имеющих несколько складов, филиалов и т.д. В КИС для целей ведения бухгалтерии нет смысла разбивать склад на зоны хранения – это только усложнит работу. Но на практике для инвентаризации имущества это очень полезно. Поэтому в «1С:ИУИ» реализован механизм, позволяющий выгрузить из КИС справочник «Склады» и затем произвести его дополнительную разбивку на зоны и места хранения, соблюдая иерархию подчинения складам верхнего уровня.

Для чего это нужно? Любое перемещение имущества в пределах созданных мест хранения не выгружается в базу КИС, поскольку не является движением имущества между объектами из основного справочника «Склады». Это существенно упрощает работу бухгалтерии. При этом перемещение имущества между складами верхнего уровня выгружается в КИС из «1С:ИУИ». При необходимости можно выгружать в основную базу созданные места хранения, для этого достаточно установить соответствующий признак в настройках синхронизации данных («Передавать места расположения»).

Конфигурация «1С:ИУИ» дополняет КИС, используя механизм «Комплекты». Приведем простой пример: для целей учета бухгалтеру не нужно знать, из каких комплектующих состоит компьютер работника предприятия (какая в нем материнская плата, оперативная память, блок питания и т.д.). Но для работы департамента ОИТ это важно, поскольку все ПК необходимо обслуживать, ремонтировать, а значит, имеется движение имущества, относящего к ведению данного департамента. Комплектующие необходимо своевременно заказывать, вводить в эксплуатацию, списывать и т.д.

Для решения этой проблемы можно внедрить «1С:ИУИ» отдельно в департамент ОИТ. В системе заводится документ комплектации, после чего можно производить замену комплектующих в конкретном ПК. При этом в процессе обмена данными с КИС выгрузится документ списания, и замененная комплектующая деталь будет просто списана. Это удобно как для бухгалтерии, так и для департамента ОИТ. По аналогичной схеме можно организовать работу других департаментов, в которых имеется движение имущества.

Таким образом, конфигурация «1С:ИУИ» существенно упрощает работу в корпоративной информационной системе, делает ее проще и легче, а также позволят решить ряд проблем:

При желании вы можете ознакомиться с полным обзором всех функциональных возможностей системы «1С:Инвентаризация и управление имуществом».

Конфигурация «1С:ИУИ» может работать «в связке» с КИС, например, «1С:ERP» или «1С:Бухгалтерия», а может использоваться и как отдельная самостоятельная система исключительно для целей инвентаризации (если у предприятий или его подразделения имеется такая необходимость). Она состоит из учетной компоненты, которая устанавливается на ПК, и специально разработанного специалистами компании «СИТЕК» мобильного приложения, которое можно установить на ТСД, смартфон или планшет под управлением Android.

О мобильном приложении (МП) стоит рассказать более подробно. Его основное назначение – это проведение операций, связанных с движением и учетом имущества при помощи мобильного рабочего места сотрудника. Для этого используются современные технологии идентификации, такие как штрихкодирование и RFID. Сотрудник склада или подразделения предприятия, ответственный за инвентаризацию, приемку или перемещение имущества, сканирует с помощью ТСД штрихкоды ячеек хранения или штрихкоды на самом имуществе, после чего в базу данных вносится информация о наличии имущества и количестве единиц.

Мобильное приложение на сегодняшний день имеет богатый набор функций и возможностей, который в дальнейшем будет только расширяться. Приведем краткий перечень основных возможностей МП:

Учетная компонента «1С:ИУИ» и мобильное приложение могут использоваться вместе или по отдельности. Обмен данными между базой и ТСД реализован на базе веб-сервиса, к которому можно подключится по сети Wi-Fi или через интернет. Кроме того, ТСД можно использовать вне зоны действия сети Wi-Fi в оффлайн режиме, а потом подключить его к ПК через порт USB и выгрузить данные в базу.

Мобильное приложение «1С:ИУИ» для ТСД поставляется с программной защитой, которая может быть реализована одним из двух способов:

Глобальное обновление «1С:Инвентаризация и управление имуществом 3.0» было выпущено в июле 2023 года после многолетнего перерыва, в течение которого конфигурация не получала обновлений и доработок. В систему было добавлено принципиально новое мобильное приложение, а также реализовано много важных нововведений:

С помощью нового мобильного приложения в «1С:ИУИ 3.0» можно совершать большее количество операций, стал доступен режим работы оффлайн. Изменился интерфейс приложения – он стал более удобным и интуитивно понятным. При этом разработчики конфигурации из компании «СИТЕК» уже планируют выпуск новых версий с дополнительными улучшениями.

Рекомендуем ознакомиться с полным списком изменений и нововведений релиза «1С:ИУИ 3.0».

Релиз обновления «1С:Инвентаризация и управление имуществом 3.0» повысил интерес к данной системе со стороны различных компаний. Только за последние месяцы мы получили несколько заявок на внедрение данной конфигурации на предприятиях из самых разных сфер деятельности. Это показывает, насколько универсальна данная система и как много вариантов использования она может иметь на практике.

Приведем лишь несколько примеров.

Подводя итоги, можно с уверенностью сказать, что конфигурация «1С:Инвентаризация и управление имуществом» является удобным универсальным инструментом, который может работать и как самостоятельная система на предприятии для целей инвентаризации, и в совокупности с корпоративной информационной системой 1С, дополняя ее и делая процессы учета имущества гораздо проще, удобнее и быстрее. Она подойдет для предприятий любого размера независимо от сферы деятельности.

Если у вас остались вопросы по функционированию или обновлению конфигурации, вы можете обратиться к нам за консультацией. Специалисты компании «СИТЕК» готовы ответить на любые вопросы и оказать квалифицированную помощь.

Также рекомендуем ознакомиться со специальным вебинаром «1С:Инвентаризация и управление имуществом – избавляемся от рутины и ручной работы», в котором наши специалисты подробно рассказали о том, для чего может применяться система «1С:ИУИ» и как ее использовать совместно с другими системами 1С.