Инвентаризация – квест или управляемый процесс?

«Инвентаризация» – слово, от которого вздрагивает чуть ли на каждый бухгалтер, работающий в любой более-менее крупной компании. Также это слово вызывает неприятные ассоциации практически у всех сотрудников, являющихся материально ответственными лицами (МОЛами).

Инвентаризация – это долго, сложно и муторно. Это настоящий квест, с которым не так легко справиться: многочисленные проверки и перепроверки, составление и согласование огромного количества документов, практически неизбежные ошибки с их последующим исправлением и поиском «виноватых», путаница, нервы и т.д. Или нет?

Все зависит от того, как именно проводить инвентаризацию на предприятии. Если действовать «по старинке» – конечно, все перечисленные выше проблемы обязательно проявятся. Где-то в большей степени, где-то в меньшей, но полностью избежать их еще никому не удавалось. Это, так сказать, неизбежная часть рабочего процесса при «ручной» инвентаризации.

Однако, если использовать современные автоматизированные системы для управления необходимыми процессами, оказывается, что инвентаризация – это не так уж сложно. Более того, инвентаризация может проходить довольно быстро и максимально прозрачно. Чудеса? Давайте разберемся.

Почему важно «оцифровывать» управление имуществом

Не только инвентаризация, но и вообще управление имуществом предприятия – это комплексный процесс, вести который «вручную» очень сложно, а подчас и просто невозможно. Именно поэтому практически все современные учетные системы 1С обладают хотя бы базовыми инструментами для управления имуществом. Но их функционал довольно скромный. Любому предприятию с большим количеством ТМЦ (10, 50, 500 тыс ТМЦ) требуется функционал в учетных системах, который позволит управлять имуществом, проводить инвентаризацию быстро и без негатива. И вот с этой задачей может хорошо справиться решение «1С:Инвентаризация и управление имуществом» («1С:ИУИ»).

Это система, ориентированная на автоматизацию процессов учета и управления имуществом, как для небольших компаний, так и в крупных организациях и государственных учреждениях. «1С:ИУИ» помогает автоматизировать эти процессы, предоставляя современный инструментарий для инвентаризации, отслеживания и анализа имущества. Система позволяет сократить количество ручного труда, исключить ошибки и обеспечить полную прозрачность движения активов на предприятии.

Решение предназначено для управления полным жизненным циклом объектов имущества с применением современных средств автоматической идентификации (RFID и штрихкодирование). Оно встраивается в ИТ инфраструктуру предприятия, интегрируясь практически с любой современной учетной системой 1С и дополняя ее. То есть «1С:ИУИ» не замещает, а эффективно дополняет использующуюся на предприятии корпоративную информационную систему 1С, упрощая и ускоряя процесс инвентаризации.

4 ключевых преимущества, которые предприятие получает при использовании «1С:ИУИ»:

Основные проблемы при инвентаризации вручную с бумажных носителей

Как решение «1С:ИУИ» помогает в проведении инвентаризации?

Использование «1С:ИУИ» на предприятии позволяет повысить прозрачность всех процессов инвентаризации через автоматизацию. Все ответственные лица при использовании данной системы в любой момент времени имеют достоверную информацию о ходе инвентаризации: какой процент имущества уже пересчитан, какие подразделения закончили процесс инвентаризации, какие есть накопленные расхождения и пересорты и т.д.

«1С:ИУИ» представляет собой отдельный контур оперативного учета имущества, в котором имеется возможность уточнять атрибуты и другие детали имущества. В системе одновременно ведется компактный «свернутый» справочник «Номенклатура», не перегруженный лишними данными, для комфортной работы бухгалтерии и «развернутый» для детализированной работы с объектами имущества. При этом коробочная версия 1С ИУИ включает обмены с 1С БП, 1С БП КОРП, 1С:БГУ, 1С Бухгалтерия НКО, Бухгалтерия сельхоз предприятия, ЕРП 2.4.

Таким образом, бухгалтеры работают, например, в «1С:Бухгалтерии» (БП) и ведут справочник «Номенклатура», не перегруженный лишней информацией, а МОЛы и ответственные лица могут осуществлять быстрый поиск имущества, включая доп. реквизиты из «1С:ИУИ». То есть кладовщики, МОЛы, руководители департаментов работают в «1С:ИУИ», управляя имуществом на разных стадиях его жизненного цикла, а бухгалтеры не занимаются обработкой первичной документации, а только контролируют правильность заполнения документов и создают бухгалтерские проводки.

Система отслеживает все стадии жизненного цикла имущества: от поступления на склад до списания. В процессе учета учитываются такие параметры, как дата ввода в эксплуатацию, инвентарный номер, стоимость закупки, степень износа и другие важные характеристики.

Приведем простой пример с пошаговым описанием того, как проходит стандартная процедура инвентаризации на предприятии с использованием системы «1С:ИУИ»:

Все максимально просто, понятно и прозрачно. При этом прогресс инвентаризации отслеживается онлайн, «1С:ИУИ» позволяет создавать более 50 различных отчетов: как управленческих так и для МОЛов. После инвентаризации результат выгружается в БП согласно настроенному бизнес-процессу. Все необходимые документы максимально быстро отправляются, согласовываются и подписываются посредством электронного документооборота.

Что в итоге?

Система «1С:Инвентаризация и управление имуществом» при грамотном внедрении и настройке позволяет наладить максимально простой и прозрачный процесс управления имуществом на любом предприятии: от небольшой компании до крупного холдинга. Решение не заменяет, а дополняет основную учетную систему 1С, позволяя бухгалтерам и МОЛам работать только с нужными документами и операциями, избавляя их от всего лишнего.

Сроки проведения инвентаризации существенно сокращаются за счет оперативного ввода документов при выдаче или перемещении, что сводит к минимуму потенциальные ошибки и расхождения. Также снижаются требования к квалификации МОЛов в части документооборота благодаря наличию в системе готовых шаблонов всех основных операций. Значительно сокращается доля воровства, в том числе исключаются любые мошеннические операции за счет использования электронных подписей в операциях приема / передачи / списания ТМЦ.

Об эффективности использования системы «1С:ИУИ»:

Более подробно со всеми преимуществами системы вы можете познакомиться на ее официальном странице. Там же есть отчеты по итогам проектов с результатами внедрения системы на разных предприятиях.

Всем желающим наша компания «СИТЕК» готова предоставить демо-доступ к конфигурации «1С:ИУИ» для ее самостоятельного изучения, также наши специалисты могут провести живую демонстрацию работы системы и ответить на все вопросы.