Специализированное решение «1С:Инвентаризация и управление имуществом» («1С:ИУИ») позволяет решать комплекс задач, связанных с учетом, управлением и движением имущества на предприятии. Эта система прекрасно дополняет любую корпоративную учетную систему (КИС) 1С, например, «1С:Бухгалтерию». Одно из важных преимуществ «1С:ИУИ» – это возможность быстрого поиска объектов имущества, что часто бывает проблемой, особенно при проведении инвентаризации на предприятии. Дело в том, что справочник «Номенклатура», который ведется в той же системе «1С:Бухгалтерия» не отражает всю полноту информации о конкретных объектах имущества. Для целей бухгалтерии высокая детализация и не нужна, поскольку задачи этого подразделения отличаются от задач, стоящих перед МОЛами и ответственными за сохранность имущества лицами. Отсюда и взялся заголовок нашей сегодняшней статьи: «Имущество не равно номенклатура». Это действительно так. Но почему и в каких случаях? Давайте разберемся.
Сложности при поиске имущества
Каждое предприятие, организация или государственное учреждение используют большое количество различного имущества. К нему относятся основные средства, материальные ценности, запасы, инструменты, расходные материалы и т.д. Этим имуществом нужно управлять, следить за его целостностью и рачительным использованием, своевременно заказывать новое имущество и списывать отработавшее свой срок.
В «1С:Бухгалтерии» или любой другой конфигурации 1С, использующейся на предприятии, так или иначе ведется справочник «Номенклатура» с указанием основных характеристик объектов имущества, а также формируются финансовые документы и документы, связанные с движением имущества (поступление, выбытие, списание и т.д.). Однако нужно понимать, что на практике сотрудникам предприятия часто требуется гораздо больше информации об объектах имущества, чем есть в этом справочнике. Для МОЛов и ответственных лиц важно знать дополнительные характеристики имущества, чтобы быстро находить его во время инвентаризации, для передачи в другое подразделение или новому ответственному лицу, для ремонта, замены и т.д. Здесь и начинаются проблемы.
На предприятиях часто встречаются ситуации, когда справочник «Номенклатура» перегружен информацией абсолютно бесполезной с точки зрения бухгалтерии. Например, помимо наименования объекта имущества указывается его артикул, габаритные размеры, информация о поставщике, цвет и т.д. Для тех, кто ищет имущество для инвентаризации — это крайне важная информация, но для бухгалтера она лишняя и просто перегружает базу.
Отдельная проблема – это однотипные объекты имущества. Приведем простой пример с типографской бумагой. Допустим, организация использует несколько видов бумаги. Она поступает от разных поставщиков, различается по типу, цвету и другим характеристикам. Но это все равно просто типографская бумага. Когда на предприятие поступает новая партия бумаги, ее нужно зарегистрировать в КИС(корпоративная информационная система).
При заполнении номенклатуры бухгалтеру достаточно указать наименование объекта имущества, например, «Бумага типографская 500 листов». Но для МОЛа или кладовщика требуются дополнительные атрибуты данного имущества (производитель, формат бумаги, цвет, тип поверхности и т.д.). Иначе при поиске объекта имущества будет непонятно, какие именно пачки бумаги нужно пересчитать или выдать в пользование. То же самое относится к спецодежде, хозяйственным товарам, компьютерам и другим объектам имущества.
Все это показывает, что на предприятии важно иметь отдельный контур оперативного учета имущества, в котором имеется возможность уточнять атрибуты и другие детали имущества, но в котором нет ведения бухгалтерии. То есть иметь компактный «свернутый» справочник «Номенклатура», не перегруженный лишними данными, для комфортной работы бухгалтерии и «развернутый» для детализированной работы с объектами имущества. Таким контуром и является «1С:ИУИ».
Данное специализированное решение предназначено именно для учета оперативного движения имущества, отслеживания его жизненного цикла и управления им. При этом система интегрируется с КИС и позволяет обмениваться данными с центральной базой 1С предприятия, что важно для бухгалтерского учета. Таким образом, бухгалтеры будут работать, например, в «1С:Бухгалтерии» и вести справочник «Номенклатура», который не будет перегружен лишней информацией, а МОЛы и ответственные лица смогут осуществлять быстрый поиск имущества и получать детальные данные из «1С:ИУИ».
Как работает решение?
Система «1С:Инвентаризация и управление имуществом» предоставляет возможность использовать расширенную детализацию НСИ. Для этого из КИС выгружается справочник «Номенклатура» и добавляется еще один справочник «Имущество», который предназначен только для операций с имуществом. В нем указываются любые дополнительные атрибуты для объектов имущества, которые необходимы сотрудникам предприятия. Это могут быть характеристики имущества (размер, цвет, артикул и т.д.), сопроводительная документация (техническая, правоустанавливающая, различные лицензии, свидетельства и т.д.).
Настройка атрибутов гибкая, ее можно адаптировать под любые бизнес-процессы предприятия. Важно отметить, что при обмене данными с КИС параметры объектов имущества из справочника «Имущество» не выгружаются из «1С:ИУИ». Специальный механизм обмена «сворачивает» строки данного справочника до строк из справочника «Номенклатура», что избавляет бухгалтерию от лишней для них информации.
Вернемся к нашему примеру с типографской бумагой. В «Номенклатуре» записано наименование имущества «Бумага типографская, 500 листов» и указана бухгалтерская аналитика (счет учета, КПС, КФО, КЭК). Для бухгалтерии этого достаточно, но для кладовщика или для отдела АХО, выдающего бумагу в подразделения предприятия этого мало, поскольку пачки бумаги на 500 листов бывают разные. В этом случае в системе «1С:ИУИ» в справочнике «Имущество» заполняются дополнительные атрибуты (производитель – Снегурочка, цвет – белоснежный, тип поверхности – глянцевая, размер бумаги – А4). Теперь для поиска бумаги, ее выдачи или для заказа новой партии кладовщику не придется искать определенный вид бумаги среди большого количества однотипных объектов. Он будет точно знать, о какой именно бумаге идет речь. Но при выгрузке данных в «1С:Бухгалтерию» останется только номенклатура «Бумага типографская 500 листов», что очень удобно.
По такому же принципу в «1С:ИУИ» добавляются атрибуты к спецодежде, персональным компьютерам, состоящим из различных комплектующих, хозтоварам, инструментам и другим объектам имущества. Это позволяет быстро их идентифицировать, вести точный учет, значительно ускоряет процесс инвентаризации и поиска нужных объектов имущества.
Обо всех особенностях и преимуществах учета имущества в системе «1С:ИУИ» рассказал ее архитектор, руководитель отдела мобильной разработки компании «СИТЕК» Сергей Свидовский в рамках вебинара «Как упростить учет имущества с помощью автоматизации в 1С». Предлагаем вам посмотреть соответствующий фрагмент:
Таким образом, система «1С:ИУИ» помогает решать проблему поиска имущества для целей его учета и инвентаризации. Как результат, МОЛы и ответственные лица не затрачивают большое количество времени на поиск объектов имущества, не путаются в их характеристиках, а бухгалтерия не перегружена лишней информацией, которая не используется непосредственно для целей бухучета. Кроме того, система позволяет решать и другие задачи, связанные с инвентаризацией, движением имущества и отслеживанием его жизненного цикла. Но об этом мы поговорим в следующих статьях.
Остались вопросы?
Укажите свои контакты, и мы свяжемся с вами, чтобы рассказать больше об «Универсальном клиенте для Android»
