Что такое жизненный цикл имущества? Изучаем на примере «1С:ИУИ»

Если вы зададите вопрос бухгалтеру любого коммерческого предприятия или бюджетного учреждения: «Что такое жизненный цикл имущества?», он ответит, что это общий срок службы материальных ценностей, начиная от планирования их закупки и заканчивая списанием. Именно бухгалтерия, по сути, отслеживает весь жизненный цикл имущества предприятия, к которому относятся основные средства и материальные запасы.

Любая организация владеет имуществом, с помощью которого осуществляет свою хозяйственную деятельность, и управляет им, стараясь использовать максимально эффективно. Грамотное управление имуществом позволяет продлить срок его эксплуатации, сократить время простоев из-за неисправности оборудования или нехватки расходных материалов, повысить эффективность работы, экономить средства компании.

Для каждого предприятия жизненный цикл используемого имущества будет разным, со своей спецификой и особенностями. Это зависит от сферы деятельности предприятия, выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Перечислить все возможные жизненные циклы имущества сложно, поскольку их очень много, но можно выделить основные, которые являются общими для всех предприятий и учреждений:

Для грамотного и оперативного учета имущества на предприятиях используются современные автоматизированные системы, значительно упрощающие ручной труд и позволяющие избегать ошибок, связанных с «человеческим фактором». В нашей стране широко распространены программные продукты фирмы 1С, в частности, «1С:Бухгалтерия», с помощью которой бухгалтеры ведут учет имущества согласно требованиям законодательства РФ. Однако важно понимать, что бухгалтерский учет имущества — это не аналог управления им. Не все события в жизненном цикле имущества отражаются в бухгалтерии. Приведем простой пример: персональный компьютер учитывается в справочнике «Номенклатура», как отдельный объект имущества, которому присвоен инвентарный номер. Но этот компьютер состоит из разных комплектующих (материнская плата, блок питания, процессор, ОЗУ и т.д.). Для целей бухгалтерии не нужно включать в справочник все комплектующие компьютера. Но, например, для отдела автоматизации предприятия это очень важная информация, потому что ремонт и техническое обслуживание данного ПК – прямая зона ответственности данного подразделения, и в случае поломки или апгрейда ПК специалистам нужно точно знать, какая деталь подлежит замене. Такая же ситуация возникает с комплектами спецодежды, состоящими из разных предметов, и другим имуществом предприятия.

Решить проблему грамотного детализированного учета объектов имущества, а также упростить множество других операций по управлению имуществом помогает конфигурация «1С:Инвентаризация и управление имуществом» («1С:ИУИ»). Официальным разработчиком данного решения является компания «СИТЕК», за плечами которой многолетний опыт работы в сфере автоматизации бизнес-процессов на складах, в логистике, торговле и на производстве. Наши специалисты хорошо знают свое дело, поскольку им приходилось решать задачи разной степени сложности.

Главная особенность системы «1С:ИУИ» заключается в том, что она гармонично дополняет практически любую корпоративную информационную систему (КИС) 1С, например, «1С:Бухгалтерию» и предоставляет широкие возможности по управлению имуществом. В частности, она позволяет как раз управлять жизненным циклом имущества, включая ведение соответствующей аналитики и генерацию отчетов, что очень важно для руководства предприятия.

Решение имеет механизм обмена данными с КИС, что позволяет выгружать справочник «Номенклатура» и работать с ним, добавляя любые характеристики объектам имущества, которые необходимы МОЛам и ответственным лицам, но не нужны для бухгалтерии. Это могут быть любые атрибуты: габаритные характеристики, цвет, артикул, сопроводительная документация к имуществу и т.д. Это значительно упрощает поиск объектов имущества для его инвентаризации, выдачи в подотчет или передачи другому ответственному лицу.

Важно отметить, что в «1С:ИУИ» нет бухгалтерии, как таковой. Документы, связанные с движением денежных средств, в данной системе не формируются. В ней ведется учет оперативного движения имущества, начиная от планирования закупки и заканчивая выбытием имущества. Это позволяет разграничить труд бухгалтеров и МОЛов, а также внедрять систему в отдельные подразделения предприятия (например, в департамент ОИТ) и обмениваться данными с КИС для контроля жизненного цикла имущества бухгалтерией. Таким образом, кладовщики, МОЛы, руководители департаментов работают в «1С:ИУИ», управляя имуществом на разных стадиях его жизненного цикла, а бухгалтеры не занимаются обработкой первичной документации, а только контролируют правильность заполнения документов и создают бухгалтерские проводки.

Приведем наглядный пример из практики компании «СИТЕК», который иллюстрирует, как «1С:ИУИ» помогает настроить и отслеживать жизненный цикл имущества на предприятии.

Крупная фармацевтическая компания имеет собственную прачечную, которая занимается стиркой и стерилизацией спецодежды. После обработки одежда хранится в стерильных пакетах на складе и выдается в производственные подразделения. Спецодежда – это тоже имущество, и у него есть свой жизненный цикл. В него входят следующие этапы:

Для компании важно вести точный учет количества циклов стирки, поскольку, согласно требованиям, необходимо списывать и утилизировать предметы одежды, прошедшие определенное число стирок. Это и есть жизненный цикл данного имущества предприятия.

Кроме того, объекты имущества (комбинезоны, шапочки, перчатки, защитные очки) формируются в комплекты и выдаются в подразделения в запаянных полиэтиленовых пакетах. То есть, необходимо собирать комплекты с учетом размера одежды, класса чистоты и количества предметов, входящих в тот или иной комплект.

Для решения данного комплекса задач идеально подходит «1С:ИУИ». Система позволяет создать и отслеживать все этапы жизненного цикла имущества. Все предметы одежды разделены на категории и классы, для каждого объекта указывается своя атрибутика, что позволяет формировать комплекты одежды из отдельных предметов. С помощью «1С:ИУИ» была создана система штрихкодирования предметов одежды, а также применена технология RFID для идентификации объектов имущества.

Специалисты «СИТЕК» помогли организовать отдельное рабочее место в прачечной компании, оснащенное системой «1С:ИУИ». Здесь осуществляется сортировка объектов имущества по классу чистоты, размерам наименованию и т.д. Все операции делаются при помощи сканирования штрихкодов или считывания RFID меток. В результате были соблюдены все правила стирки и стерилизации одежды, ее упаковки в стерильные пакеты и передачи на склад для хранения. Также система помогла решить проблему отсеивания поврежденных предметов одежды и списания объектов, завершивших свой жизненный цикл. В результате прачечная стала работать эффективнее, сократилось количество ручного труда, а бумажный документооборот снизился до минимально необходимого уровня.

Более подробно про реальные примеры использования «1С:ИУИ» для эффективной автоматизации учета внутренних ТМЦ на предприятиях мы рассказывали ранее в этой статье.

Отдельная система для инвентаризации и управления имуществом будет полезна не только на производственном предприятии, но и в государственном или бюджетном учреждении, в строительных организациях, ломбардах, на складах, в логистике и т.д. Она помогает вести учет объектов имущества в разрезе его характеристик, которых нет в бухгалтерии. Кроме того, в системе присутствует набор инструментов для формирования потребностей и закупки имущества, включая согласование этого процесса со всеми подразделениями. А возможность детализации мест хранения поможет автоматизировать работу склада и наладить быстрый эффективный процесс поиска имущества, его инвентаризации и учета.

Об особенностях работы с жизненным циклом имущества подробно рассказал руководитель отдела мобильной разработки компании «СИТЕК», архитектор решения «1С:ИУИ» Сергей Свидовский в рамках вебинара «Как упростить учет имущества с помощью автоматизации в 1С». Предлагаем вам посмотреть соответствующий фрагмент:

Решение «1С:ИУИ» предназначено для руководителей предприятий или структурных подразделений, МОЛов и ответственных лиц, кладовщиков, сборщиков комплектов, сотрудников административно-хозяйственных отделов и т.д. Оно позволяет работать с имуществом на всех этапах его жизненного цикла, управлять им и составлять удобную аналитику движения и использования имущества. А механизм обмена данными между данной системой и КИС делает ее максимально полезной, поскольку информация в базе данных всегда поддерживается в актуальном состоянии.

Если у вас остались вопросы по системе «1С:ИУИ», смело задавайте их специалистам нашей компании! «СИТЕК», как официальный разработчик данной системы обладает наиболее полной информацией обо всех ее возможностях и функционале. Мы будем рады помочь вам!