Как «1С:ИУИ» решает проблемы учета ОС в примерах

Учет имущества, управление им и рачительное использование является одной из важнейших задач для каждого предприятия. Любая хозяйственная деятельность осуществляется за счет имущества (основные средства, материальные запасы) и труда рабочих. Важно своевременно обеспечивать работников инструментами, материалами, станками и другим оборудованием. Предприятию нужна мебель, компьютерная и бытовая техника, хозяйственные принадлежности и много другого имущества. Соответственно, компания несет определенные затраты на закупку и обслуживание имущества, поэтому важно следить за его рачительным использованием, обеспечивать правильные условия хранения и своевременный ремонт.

Решить этот комплекс задач не так просто, как может показаться на первый взгляд. В современном мире эффективно управлять имуществом без автоматизированной системы просто невозможно. Многие предприятия используют встроенные механизмы для работы с имуществом в различных конфигурациях 1С. Чаще всего это «1С:Бухгалтерия». Однако жизненный цикл имущества отражается в бухгалтерии не полностью, многие его этапы просто не учитываются. Бухгалтерский учет и управление имуществом – это не одно и то же.

В этой связи оптимальным решением будет применение, наряду с основной корпоративной учетной системой 1С, дополнительного решения «1С:Инвентаризация и управление имуществом» («1С:ИУИ»). Данная система разрабатывается нашей компанией «СИТЕК», которая является официальным партнером фирмы 1С и занимается вопросами автоматизации бизнес-процессов уже более 15 лет. Решение «1С:ИУИ» создано специально для того, чтобы разграничить такие процессы, как бухгалтерский учет и управление имуществом. В нем не проводятся финансовые документы, а ведется только оперативный учет имущества и отслеживание его жизненного цикла.

В одной из предыдущих статей, посвященных конфигурации «1С:ИУИ», мы уже рассказывали, какие общие для большинства компаний проблемы учета МЗ  и ОС она помогает решить. Кратко напомним, о чем идет речь:

Сюда же можно отнести решение ряда других проблем, например, ускорение инвентаризации и быстрый поиск имущества, перемещение объектов имущества между удаленными подразделениями и складами.

Сегодня мы поговорим о конкретных проблемах, с которыми сталкиваются различные предприятия и организации.

Законодательство в части бухгалтерского учета меняется довольно часто. Это касается и изменения печатных форм различных документов, в том числе связанных с учетом имущества. Это означает, что конфигурация «1С:Бухгалтерия» довольно часто получает обновления, в нее добавляются новые печатные формы, которые бухгалтерия обязана использовать. Как в этом случае работает система «1С:ИУИ»? При обмене данными с корпоративной учетной системой (КИС), например, той самой «1С:Бухгалтерией», в нее просто «подтягиваются» актуальные печатные формы для учета имущества.

Таким образом, при заполнении документа в «1С:ИУИ» пользователь просто не может ошибиться и сформировать устаревшую или неактуальную форму документа. Более того, ему вообще не нужно задумываться о том, как должна выглядеть печатная форма к тому или иному документу!

Настройки системы позволяют пользователю формировать документы, на основании которых затем автоматически формируются актуальные на данный момент печатные формы. Это значительно сокращает количество ошибок и экономит время работников предприятия, поскольку им не приходится переделывать распечатанные формы документов, сделанные по устаревшим шаблонам.

Материально ответственное лицо или МОЛ – это, зачастую, не отдельная должность на предприятии, а дополнительная обязанность какого-либо работника, который должен, в первую очередь, выполнять свои основные обязанности. В этой связи МОЛ иногда просто не знает, как именно имущество проходит по бухгалтерии, какие документы и шаблоны нужно заполнять и как выглядят их печатные формы. Поэтому на предприятиях часто предъявляются повышенные требования к МОЛам, им приходится тратить много времени на осуществление операций с вверенным им имуществом. Отсюда возникает множество ошибок и неверно оформленных документов.

МОЛ порой сам не знает, где именно находится тот или иной объект имущества. Отсюда вытекает еще одна проблема: передача имущества другому МОЛу при увольнении работника. Опытный сотрудник, который уже разобрался во всех тонкостях учета и управления имуществом, уходит, а неопытный новичок снова начнет ошибаться, заполнять не те документы и т.д.

Система «1С:ИУИ» помогает решить эту насущную для многих предприятий проблему. В системе создаются шаблоны операций, доступных МОЛу – ему достаточно просто выбрать из списка нужную операцию и заполнить предлагаемую форму. На вкладке «Печатные формы» будет доступна актуальная печатная форма для данного документа. Таким образом, МОЛу не придется разбираться во всех тонкостях бухгалтерии, ведь он мыслит не бухгалтерскими документами, а реальными событиями, которые происходят с имуществом, за которое он отвечает.

Например, при выдаче имущества в цех покраски он выберет на своем рабочем месте операцию с этим названием и сформирует или распечатает к ней соответствующий документ. Проще говоря, грамотно настроенная система «1С:ИУИ» просто не позволит пользователю ошибиться!

Очень распространенная проблема, с которой сталкиваются практически все предприятия, включая бюджетные учреждения. Информация из стандартного справочника «Номенклатура» системы «1С:Бухгалтерия» и других типовых конфигураций 1С порой дублируется и не всегда дает четкое представление о том, какой именно объект имущества указан в той или иной строке. Опираясь только на эту информацию, крайне сложно проводить инвентаризацию и искать имущество – на это уходит много времени и часто все равно остается непонятным, тот ли объект имущества был найден.

Решение «1С:ИУИ» имеет собственный справочник «Имущество». В него попадают данные из «Номенклатуры», при этом пользователи системы могут самостоятельно добавлять в этот справочник любую аналитику и дополнительные характеристики к каждому объекту имущества.

Приведем наглядный пример с простым хозяйственным инвентарем – ведрами. На складе может храниться сколько угодно ведер: пластиковые и металлические, разного объема, с крышкой и без, с педалью и без и т.д. По номенклатуре «ведро» понять, о каком именно объекте имущества идет речь невозможно, а значит невозможно правильно осуществлять операции по перемещению этого имущества, его возврату, учету и т.д. Но кладовщик в системе «1С:ИУИ» может ввести любую дополнительную атрибутику для объекта, например, «ведро пластиковое, 12 л, с крышкой, с педалью». Теперь это совершенно конкретный объект имущества, который легко отследить и осуществлять с ним любые операции.

Таким образом, пользователь «1С:ИУИ» может вносить в справочник «Имущество» любые данные для конкретизации объекта имущества и даже подгружать для него файлы сопроводительной документации (лицензии, технический паспорт, сертификаты и т.д.). При обмене данными с «1С:Бухгалтерией» все дополнительно введенные строки «схлопнутся» до обычного справочника «Номенклатура», поэтому для бухгалтеров работа не изменится – вся «лишняя» для них информация в основную учетную систему не попадает, она остается только в «1С:ИУИ» для удобства работы МОЛов и ответственных лиц.

Электронный документооборот с подписанием документов электронными же подписями становится все более распространенным в России и даже закрепляется на законодательном уровне. Это очень удобный и быстрый способ обмениваться документами с прозрачным отслеживанием всех их перемещений.

В «1С:ИУИ» реализован удобный механизм обмена электронными документами с их подписанием неквалифицированными электронными подписями (поддержка квалифицированных подписей и интеграция с «1С-ЭДО» в разработке). Механизм дает возможность выдавать ТМЦ в пользование, передавать между МОЛами и фактическими держателями имущества с четким подтверждением факта приемки/передачи. Это позволяет отслеживать движения всех объектов имущества и эффективно бороться с потерями и даже кражами: подписанный электронной подписью документ фактически подтверждает, что конкретный человек получил конкретный объект имущества и теперь за него отвечает.

Подсистема позволяет настроить процесс подписания документов и различных печатных форм. Если документ требует согласования, его могут последовательно подписать все должностные лица, которые участвуют в этом процессе.

Более подробно о решении самых распространенных проблем учета основных средств на предприятиях из разных отраслей бизнеса рассказал руководитель отдела мобильной разработки компании «СИТЕК», архитектор решения «1С:ИУИ» Сергей Свидовский в рамках вебинара «Как упростить учет имущества с помощью автоматизации в 1С». Предлагаем вам посмотреть соответствующий фрагмент:

Резюмируя все вышесказанное, можно сделать вывод о том, что конфигурация «1С:ИУИ» является удобным многофункциональным инструментом, с помощью которого можно решить большинство задач и проблем, связанных с учетом и управлением имуществом на любом предприятии. Конечно, сама по себе система проблем не решает – не достаточно просто установить ее на ПК. Нужен комплексный подход по исследованию текущих бизнес-процессов и готовность вносить в них изменения. А это, в свою очередь, означает, что проект по внедрению системы должен вести грамотный специалист. Нельзя просто поручить это дело бухгалтеру или IT-специалисту.

Компания «СИТЕК» предлагает различные варианты внедрения «1С:ИУИ», в том числе полноценную работу по фирменной технологии. Если у вас остались вопросы относительно функционала решения «1С:ИУИ» или вы хотите рассмотреть варианты его внедрения у себя в компании, обратитесь к нашим специалистам любым удобным для вас способом.