Полный обзор всех функциональных возможностей конфигурации «1С: Инвентаризация и управление имуществом»

Управление имуществом организации – это сложный многоступенчатый процесс, связанный с учетом и инвентаризацией всего имущества, оценкой его состояния и решением вопросов, связанных со списанием или закупкой нового имущества. Осуществлять данный процесс вне автоматизированной системы, то есть «вручную» очень сложно, а на средних и крупных предприятиях, владеющих большим количеством имущества, это и вовсе практически невозможно.

Для решения всех вопросов, связанных с управлением имуществом предприятия, создано специальное решение «1С:Инвентаризация и управление имуществом» («1С:ИУИ»). Официальным разработчиком данного решения является наша компания «СИТЕК». Мы являемся официальным партнером фирмы 1С и работаем на рынке автоматизации торговых и производственных предприятий, складов, логистических компаний уже более 14 лет. Наши специалисты занимаются разработкой прикладных решений на платформе 1С, их внедрением, сопровождением, а также обучением специалистов работе с данными решениями.

Решение «1С:ИУИ» позволяет значительно упростить и оптимизировать все процессы, связанные с инвентаризацией и управлением имуществом предприятия. Оно решает целый комплекс задач и позволяет избавиться от таких проблем, как:

Управление и контроль за имуществом в «ручном режиме» требуют колоссальных временных затрат, дополнительных финансовых расходов и привлечения большого количества персонала к работе. При этом неизбежно возникают ошибки по причине банального «человеческого фактора» и проблемы, связанные с доступом к тому или иному имуществу, поиском ответственных лиц, с обработкой информации и т.д.

Решить все эти вопросы и максимально оптимизировать процессы по управлению имуществом можно с помощью решения «1С:ИУИ». В сегодняшней статье подробно рассмотрим возможности данного решения в разрезе всех его функциональных блоков.

В состав данного решения входят две основные компоненты: основная учетная компонента и мобильное приложение.

Для обмена данными между мобильным приложением и информационной базой можно использовать веб-сервис. Это позволяет терминалам передавать информацию в базу через интернет по сети Wi-Fi.

Мобильное приложение (МП) устанавливается на терминалы сбора данных и применяется для автономного совершения операций с имуществом организации. МП используется для целей учета и инвентаризации. Информация с ТСД поступает в информационную базу по сети Wi-Fi, также ими можно пользоваться вне зоны действия сети в режиме оффлайн – в этом случае для синхронизации данных между ТСД и базой данных системы учета нужно подключить терминал к компьютеру, на котором развернута конфигурация «1С:ИУИ», через USB порт.

Мобильное приложение обладает следующим функционалом:

Начальная страница решения «1С:Инвентаризация и управление имуществом» позволяет увидеть все функциональные блоки, используемые для работы с данной программой. Они расположены слева на основной навигационной панели, внутри каждого блока имеются развернутые списки доступных функций. Всего на начальной странице 7 основных блоков:

Далее разберем, для чего нужен каждый из этих функциональных блоков и какие задачи они позволяют решать.

Данный раздел позволяет регистрировать в системе все процессы, связанные с управлением имуществом. Справочник «Имущество» предназначен для создания карточек имущества с указанием инвентарных номеров, комплектующих, входящих в состав конкретного имущества, а также сопроводительных документов. В этом разделе можно осуществлять такие операции с имуществом, как:

Регистрация имущества. При регистрации имущества пользователь может изменять реквизитный состав операций, фильтры для отбора объектов имущества и т.д. Для каждого типа имущества существует возможность задать произвольный атрибут или привязать дополнительную информацию (например, наличие лицензии, гарантии на имущество, свидетельство и т.д.). При регистрации имущества система применяет сквозной учет, но при этом можно использовать префиксы инвентарных номеров для имущества разных типов. При поиске старых объектов имущества, которым ранее уже были присвоены инвентарные номера, можно осуществлять отбор по старому номеру или по новому, присвоенному системой при регистрации. Документ ввода начальных остатков имущества позволяет быстро загрузить в систему данные об имеющемся на предприятии имуществе. Информация загружается из таблицы (например, из Excel), при этом сохраняются идентификаторы объектов имущества. Такая загрузка данных дает возможность в дальнейшем провести интеграцию «1С:ИУИ» с другими смежными системами.

Перемещение имущества. К перемещению имущества относятся такие процессы, как выдача, передача, возврат и списание. Перемещать имущество можно между организациями, структурными подразделениями внутри одной организации, между материально ответственными лицами, местами расположения и т.д. Все эти операции оформляются документом «Перемещение имущества», который также позволяет изменять статус объекта имущества. При выборе определенного типа операции документ автоматически трансформируется в новый с измененным составом реквизитов для заполнения. При наличии мобильного приложения «1С:ИУИ» можно выполнять операцию перемещения имущества, используя терминалы сбора данных и штрихкоды или RFID метки.

Выбытие имущества. Данная операция применяется в том случае, когда объект имущества предприятия перманентно уходит из остатков. Важно отметить, что выбытие имущества – это не то же самое, что перемещение имущества с типом операции «Списание». При списании имущества оно продолжает числиться на остатках предприятия, но имеет определенный статус (например, статус «Списано»). Имущество с таким статусом можно перемещать, при этом оно будет отражено в отчетности. Но если воспользоваться операцией «Выбытие имущества», то такое имущество уже не может быть задействовано в операциях перемещения и в учетных документах отражено не будет.

Назначение штрихкодов и RFID. Это документ, с помощью которого в системе регистрируется новый штрихкод или метка RFID. Системы штрихкодирования и радиочастотной идентификации (RFID) являются современными средствами идентификации. С их помощью происходит автоматизация различных операций, в том числе учет и инвентаризация объектов имущества. Использование данных систем позволяет ускорить и упростить процессы учета, повысить производительность труда сотрудников предприятия, а также исключить ошибки, вызванные «человеческим фактором», которые неизбежно возникают при проведении инвентаризации в «ручном» режиме.

Реестр карточек документов имущества. Раздел предназначен для ведения реестра карточек документов, относящихся к различным объектам имущества. В реестр можно внести любые сопроводительные документы (правоустанавливающие, разрешительные, технические и прочие относящиеся к имуществу документы). В системе заводится карточка для каждого такого документа, в которой присутствуют уникальные поля для заполнения, характерные для конкретного типа документа. К каждой карточке можно прикрепить файлы – это могут быть отсканированные оригиналы документов или иные файлы, содержащие сведения о документе. В разделе «Реестр имущества» можно связать зарегистрированный документ с одним или несколькими объектами имущества.

Изменение инвентарных номеров. В этом разделе при необходимости можно произвести замену инвентарных номеров имущества. Такая процедура проводится в случае ошибочно внесенных номеров, что иногда случается при ручном вводе информации, либо в случае слияния двух и более компаний в одну, когда требуется привести инвентарные номера к единому формату.

Печать этикеток. С помощью этого сервиса производится печать этикеток со штрихкодами. Сделать распечатку можно тремя способами:

Решение «1С:ИУИ» позволяет проводить регулярные плановые и внеплановые инвентаризации на предприятии. В процессе их проведения система автоматически сопоставляет данные, полученные в ходе последней инвентаризации, с актуальным состоянием информационной базы. После окончания инвентаризации можно сформировать и распечатать унифицированные формы документов. Также можно создать документы на перемещение или выбытие тех или иных объектов имущества, используя механизм «ввода на основании».

Для быстрой и безошибочной инвентаризации рекомендуется использовать терминалы сбора данных и систему штрихкодирования / RFID для идентификации объектов имущества (данный функционал предусмотрен в мобильном клиенте). В этом случае табличная часть документа «Инвентаризация» заполняется из мобильного клиента, что существенно уменьшает объем работы оператора ТСД – ему достаточно отсканировать штрихкод с этикетки имущества.

При необходимости можно провести интеграцию «1С:ИУИ» с другими системами регламентированного учета. Для этого реализовано разделение инвентаризационных документов по юридическим лицам, материально-ответственным лицам, складам.

Для различных мест хранения объектов имущества можно указать персональные опции инвентаризации. Например, частоту проведения инвентаризации, ответственных лиц, включить в плановые значения объекты имущества, находящиеся в дочерних местах расположения и т.д. Операторы системы «1С:ИУИ» могут создавать задания на проведение инвентаризации. При этом они могут указать сроки ее проведения, а также возможность проверки полученных результатов.

Регистрация результатов инвентаризации проводится документом «Инвентаризация». В нем отражается информация по каждому объекту имущества. Учетные данные из системы сравниваются с фактическими, полученными в ходе проведения инвентаризации. Система позволяет сформировать такие документы, как «История инвентаризаций» или «История по объекту имущества».

Раздел «Осмотры» позволяет фиксировать показатели имущества. Это могут быть не только количественные показатели, но и качественные, например, наличие повреждений или необходимость проведения технического обслуживания (ремонта) имущества. Диагностический осмотр имущества проводится с целью контроля за этими показателями и выявления новых отклонений. После проведения осмотра принимаются решения об отправке конкретного имущества в ремонт.

Система «1С:ИУИ» предоставляет следующие функции в разделе «Осмотры»:

Показатели для осмотра имущества определяются индивидуально для каждого объекта имущества. Использование ТСД для проведения данной операции позволяет добиться максимума эффективности и исключить ошибки, которые могут появиться при ручном вводе информации в систему.

В процессе хозяйственной деятельности предприятие периодически нуждается в закупке нового имущества. Для этого необходимо регистрировать потребности в том или ином имущества для разных отделов, цехов, подразделений и дочерних компаний. Все это можно сделать в блоке «Потребности и заказы» системы «1С:Инвентаризация и управление имуществом». В данном блоке формируются заказы на закупку имущества у поставщиков и осуществляется контроль за исполнением этих заказов.

Имущество можно закупить или переместить имеющееся имущество со склада предприятия в отдел, цех, подразделение. В систему вводится информация о потребности в имуществе, затем на основании данных о потребностях формируются заказы на закупку того или иного имущества. Заказы на закупку могут проходить процедуру согласования если того требует внутренний регламент работы предприятия.

Аналитические отчеты, представленные в данном блоке, позволяют контролировать потребности в имуществе компании, а также статусы сформированных заказов на закупку.

НСИ или нормативно-справочная информация представляет собой блок различных справочников, регламентов и стандартов, используемых на конкретном предприятии. Этот блок крайне важен, его можно считать чуть ли не отдельной самостоятельной компонентой системы «1С:ИУИ». Подсистема НСИ требует постоянного контроля и управления. Вести справочники и поддерживать актуальность хранящейся в них информации можно с помощью учетной компоненты системы, либо осуществить импорт основных справочников из какой-либо системы учета 1С – в этом случае учетная система сможет стать мастер-системой для других информационных баз.

Справочники «Типы имущества» и «Места расположения» содержат всю основную информацию об имуществе компании. Эти справочники позволяют классифицировать имущество предприятия и структурировать данные, поэтому необходимо осуществлять постоянное ведение этих справочников и поддерживать информацию в них в актуальном состоянии. Данные справочники используются для формирования аналитической отчетности по хранению имущества, что позволяет в дальнейшем проводить инвентаризацию, вести учет имущества и проводить операции перемещения имущества.

Имущество можно разделять по счетам учета, что позволяет интегрировать учетную часть системы «1С:ИУИ» с системами регламентированного учета, в которых имущество  разделяется на основные средства, инвентарь и материалы как на балансе, так и за балансом.

Решение «1С:Инвентаризация и управление имуществом» включает в себя набор отчетов, позволяющих проводить анализ эксплуатации имущества предприятия, его технического состояния и т.д. В каждом отчете представлено множество различных настроек, с помощью которых можно структурировать информацию и выводить ее на экран в удобном для пользователя формате.

Отчеты можно экспортировать в табличный формат Excel и пользоваться ими вне системы «1С:ИУИ». Формируя отчет на выгрузку в Excel, можно оставить настройки по умолчанию или задать персональные настройки для каждого отчета.

В рамках системы доступны следующие аналитические отчеты:

Как видно из всего вышесказанного, система «1С:Инвентаризация и управление имуществом» обладает богатым функционалом, позволяющим полностью контролировать и управлять процессами, связанными с закупкой, хранением, использованием ремонтом и списанием имущества предприятия.  При этом система продолжает развиваться, в нее регулярно вносятся доработки и улучшения.

Если у вас остались вопросы по возможностям системы «1С:ИУИ» или вы хотите внедрить ее на своем предприятии, специалисты компании «СИТЕК» будут рады проконсультировать вас по всем вопросам. Обращайтесь!