Общие проблемы учета МЗ и ОС на предприятиях

Каждое предприятие независимо от формы собственности и сферы деятельности сталкивается с проблемами учета имущества, к которому относятся материальные запасы (МЗ) и основные средства (ОС). Управление имуществом – это целый комплекс мероприятий, требующий существенных трудовых и финансовых затрат. А инвентаризация имущества является обязательной для любых предприятий, будь то государственное учреждение или какая-то коммерческая организация: фармацевтическое предприятие, строительная компания, ликероводочный завод и т.д.

Если процесс проведения инвентаризации не автоматизирован и проводится в «ручном» режиме, количество проблем множится, а нагрузка на бухгалтерию предприятия увеличивается в разы. Это специалисты нашей компании «СИТЕК» знают не понаслышке: к нам, как к официальному разработчику системы «1С:Инвентаризация и управление имуществом» («1С:ИУИ») уже многократно обращались представители различных компаний с запросами на автоматизацию процесса инвентаризации и управления имуществом.

Связано это с тем, что без использования современной автоматизированной системы предприятия (и коммерческие, и государственные) сталкиваются с одними и темы же проблемами учета основных средств и материальных запасов. Что это за проблемы? Рассмотрим основные из них в сегодняшней статье.

Необходимость использовать большое количество бумажных документов при ведении учета МЗ и ОС на предприятиях и проведении инвентаризации приводит к многочисленным ошибкам, которые допускают, в том числе, члены инвентаризационной комиссии. Связаны они, в первую очередь, с банальным «человеческим фактором». Сюда можно отнести: неверно составленные документы, медленное заполнение актов, журналов и прочей документации. Из-за этого затягиваются сроки проведения инвентаризации, а поиск объектов имущества занимает очень много времени.

Бумажные документы, в отличие от электронных, попадают в бухгалтерию со значительным опозданием после выполнения заявок по выдаче/передаче имущества в подразделения. Процедура их согласования также проходит значительно дольше. Встречаются даже случаи, когда жизненный цикл объекта имущества заканчивается раньше, чем документация на него попадает в бухгалтерию! Все это приводит к ошибкам в учете, а количество фактически имеющегося имущества на предприятии зачастую не совпадает с данными в учетной системе. Часто из-за такой путаницы страдает эффективность работы всего предприятия.

За сохранность и работоспособность любого имущества на предприятии отвечает материально ответственное лицо (МОЛ). Но при «ручной» инвентаризации предъявлять жесткие требования к МОЛам в части знания правил заполнения документации очень сложно. Сотрудники выполняют свои основные должностные обязанности и порой просто не обладают достаточной квалификацией, чтобы разбираться в технических характеристиках объектов имущества и не знают, как правильно заполнять документацию при приеме/передаче имущества, его списании или смене ответственных лиц.

Со временем у МОЛов размывается граница понимания ответственности между выполнением своих основных должностных обязанностей и уровнем ответственности за имущество предприятия. Они начинают считать, что их основные обязанности заключаются только в том, чтобы просто выдавать, принимать и списывать имущество, а вот правильное заполнение соответствующей документации перекладывается на бухгалтеров.

Если на предприятии имеет место халатное отношение к ведению учета имущества, которое приводит к ошибкам и недочетами, рано или поздно об ом узнают контрольно-надзорные органы. В ходе проверок будут выявлены недостачи или излишки имущества, также будут обнаружены нарушения правил ведения бухгалтерского учета и составления отчетности. Эта ситуация особенно неприятна для государственных и муниципальных учреждений, к которым предъявляются жесткие требования в части соблюдения законодательства. В результате неминуемы штрафы для руководства и бухгалтерии, а также вынесение соответствующих предписаний по устранению выявленных нарушений. Это влечет за собой новый комплекс проблем, поскольку процедуру инвентаризации придется проводить повторно, да еще и в ограниченные сроки.

Очень часто предприятия имеют удаленные склады, филиалы и офисы, в которых также используется имущество, проходящее полный жизненный цикл: начиная от получения и заканчивая списанием. Его нужно учитывать, проверять, инвентаризировать и т.д.  При этом часть объектов имущества может храниться на основном складе, а часть – в удаленных филиалах. В такой ситуации МОЛам, которые работают на удаленных складах, не всегда понятно, сколько имущества находится на основном складе, в каком оно состоянии и т.д.

При отсутствии автоматизированной системы приходится создавать выездные инвентаризационные комиссии, распечатывать кипу документов, искать объекты имущества, долго сличать фактические объекты с тем, что написано в ведомости, затем вручную заполнять акты, журналы, карточки и прочие документы.

При такой организации работы ошибки, описки, неправильное заполнение бланков документов и т.д. просто неизбежны (поверьте нашему многолетнему опыту). Кроме того, документы попадут в бухгалтерию с опозданием, поэтому со всеми ошибками уже «по факту» обычно приходится разбираться работникам бухгалтерии. Отсюда вытекает еще одна проблема…

При неавтоматизированном учете МЗ и ОС на предприятии и «ручной» инвентаризации практически всегда получается так, что бухгалтерия регулярно работает в авральном режиме. Бухгалтерам приходится обрабатывать всю первичную документацию, составлять акты сверки, выявлять десятки или сотни ошибок, с которыми еще и не всегда сразу понятно, что делать. Для решения этой проблемы необходимо увеличивать штат бухгалтерии и отрывать ее сотрудников от решения других задач, ведь, помимо инвентаризации и управления имуществом, бухгалтерия должна заниматься еще массой других дел. В результате предприятие несет дополнительные расходы, МОЛы и бухгалтера вынуждены перерабатывать, что приводит к усталости сотрудников, допущению новых ошибок и вообще весьма нервной напряженной обстановке в коллективе.

Обо всех этих и других основных проблемах учета МЗ и ОС на предприятиях более подробно рассказал руководитель отдела мобильной разработки компании «СИТЕК», архитектор решения «1С:ИУИ» Сергей Свидовский в рамках вебинара «Как упростить учет имущества с помощью автоматизации в 1С». Предлагаем вам посмотреть соответствующий фрагмент:

Решить перечисленные и многие другие проблемы управления имуществом может помочь автоматизация на базе решения «1С:Инвентаризация и управление имуществом» («1С:ИУИ»). Это специальная система, призванная упростить и автоматизировать все процессы, связанные с управлением имуществом на предприятии. Она подходит для любых сфер деятельности: торговля, производство, фармацевтика, строительство, нефтегазовая отрасль и т.д. Также система адаптирована для использования в любых государственных организациях и учреждениях.

«1С:ИУИ» использует современные средства идентификации (штрихкодирование и RFID) и дополняет собой практически любую корпоративную учетную систему на базе очень популярной в России платформы «1С:Предприятие 8.3». Конфигурация включает также очень удобное мобильное приложение, позволяющее использовать ТСД для проведения быстрой и безошибочной инвентаризации где угодно, даже на удаленных филиалах и складах. При этом нет никаких жестких требований к квалификации МОЛов, поскольку все данные о технических характеристиках объектов имущества имеются в учетной системе.

«1С:ИУИ» позволит вам отказаться от бумажного документооборота, оптимизировать и структурировать учет объектов имущества на предприятии, упростить процедуру инвентаризации и сделать ее безошибочной, снять нагрузку с бухгалтерии и получать полную достоверную информацию о текущих остатках МЗ и ОС. Более подробно с функционалом данной системы вы можете ознакомиться на официальном сайте продукта

.