Для работы любому предприятию, независимо от формы собственности и сферы деятельности, необходимы материальные ценности, инструменты, оборудование и т.д. Все это называется имуществом и требует постоянного учета и контроля. Грамотно управлять имуществом предприятия довольно сложно – это отдельное направление деятельности, требующее серьезных финансовых и трудовых затрат. И чем больше у предприятия имущества, тем сложнее становится данный процесс.
Некоторое время назад учет и инвентаризация имущества велись в ручном режиме. На предприятиях составлялись и велись соответствующие бумажные документы, проводилась сложная работа по вводу имущества в эксплуатацию, инвентаризации, перемещению и списанию. На каждую процедуру составлялся свой бумажный документ, который необходимо было подписывать уполномоченным сотрудникам, а затем хранить в архиве установленное внутренним регламентом предприятия количество лет.
В современном мире учет и инвентаризация имущества существенно упростились. На смену ручному труду пришли автоматизированные технологии и специальные программы, позволяющие вести электронные базы данных и проводить инвентаризацию, учет, перемещение и прочие операции с имуществом. Например, на базе программных продуктов 1С.
Разработчиком «1С:ИУИ» является компания «СИТЕК» – официальный партнер Фирмы 1С с многолетним стажем работы на российском рынке.
Решение «1С:ИУИ» призвано максимально упростить и ускорить все процессы, связанные с управлением имуществом предприятия, а также решать сложные специфические задачи.
При использовании «бумажного» учета имущества возникают различные проблемы:
- долгий поиск имущества в ходе проведения инвентаризации;
- отсутствие жесткого контроля за имуществом, что приводит к его потере и недостаче;
- нельзя провести инвентаризацию «на лету» по определенным направлениям, например, по местам хранения, МОЛам и т.д.;
- большое количество ошибок, вызываемых «человеческим фактором» (неправильно написан инвентарный номер, проверено не то имущество, что-то забыли и т.д.);
- невозможно наладить оперативный контроль за правильностью эксплуатации имущества, его перемещениями между подразделениями, МОЛами, местами хранения, отследить сроки эксплуатации и т.д.;
- необходимость составлять большое количество бумажной документации (приказы о проведении инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, списки проверяемого имущества, акты сверки и расхождения и т.д.), что отнимает много времени.
На практике «бумажная» инвентаризация имущества не только отнимает массу времени и отрывает сотрудников от их основной работы, но и практически всегда проходит с ошибками и недочетами.
Как «1С:ИУИ» помогает упростить процесс инвентаризации на предприятии?
Конфигурация «1С:Инвентаризация и управление имуществом» содержит максимально удобный инструментарий, позволяющий вести учет имущества и ТМЦ предприятия в электронном виде. Главное преимущество данного решения – это наличие специального мобильного приложения, позволяющего создавать для сотрудников, занимающихся учетом имущества, мобильные рабочие места на базе ТСД (терминалов сбора данных), смартфонов или планшетов.
Применяя современные технологии идентификации, такие как штрихкодирование и использование RFID меток, предприятие может полностью контролировать все процессы, связанные с управлением имуществом. Кроме того, легкая интеграция «1С:ИУИ» с основной учетной системой предприятия (например, «1С:ERP» или «1С:Бухгалтерия») позволяет дополнить ее полезными инструментами, облегчив при этом работу бухгалтеров и сотрудников отдела ОТК. Как именно это происходит?
- Учет объектов имущества в «1С:ИУИ» можно вести в разрезе любых характеристик, которые нужны конкретному предприятию. Настройки системы позволяют задать эти характеристики и установить атрибуты для каждой из них. Это позволяет вести учет любого имущества, в том числе со специфическими характеристиками.
- Мобильное приложение может работать в режиме оффлайн. Сотрудник, занимающийся инвентаризацией, может взять ТСД с мобильным приложением «1С:ИУИ» с собой на удаленный филиал предприятия, склад или любое труднодоступное место, где не работает интернет (подвалы, производственные зоны с ограниченным правом доступа, технические помещения и т.д.). ТСД можно использовать в режиме оффлайн, собрать все необходимые данные, а после окончания инвентаризации подключить его к компьютеру USB-кабелем и выгрузить полученную информацию в учетную систему.
- Решение «1С:ИУИ» позволяет хранить историю имущества и все операции, которые с ним проводились. Эта информация полезна для оценки состояния имущества и отслеживания его «жизненного цикла», что позволяет вовремя списывать имущество, у которого закончился срок использования, и заказывать новое.
- Отдельный механизм потребностей и закупок имущества дает возможность закупить его под определенный проект, а также запустить процесс согласования закупки в разных подразделениях компании.
Если грамотно организовать на предприятии систему хранения имущества, внедрить штрихкоды, RFID метки или комбинацию этих технологий – в этом случае решение «1С:ИУИ» позволит полностью автоматизировать процессы работы с имуществом и свести количество бумажной документации к минимуму. В результате компания устранит все ошибки и недочеты, которые у нее были при ручной инвентаризации, сможет полностью контролировать работу с имуществом (сроки и правильность эксплуатации, своевременная закупка и списание, устранение хищений и т.д.), а также существенно сэкономить на ФОТ бухгалтерии, т.к. автоматизация этого процесса исключает ручной труд, который обычно ложится на плечи бухгалтеров.
Отдельно стоит отметить, что конфигурация «1С:ИУИ» позволяет решать специфические задачи, с которыми сталкиваются некоторые предприятия. С ее помощью можно наладить учет спецодежды и СИЗов (средств индивидуальной защиты) с жесткими правилами эксплуатации и контролем «жизненных циклов», наладить прозрачный учет выдачи инструментов в строительных и ремонтных компаниях, контролировать закупку и расход сырья на предприятиях, занимающихся производством алкогольной и табачной продукции и т.д.
Чтобы наглядно проиллюстрировать, как именно это происходит в реальных условиях, обратимся к двум интересным кейсам из недавней практики компании «СИТЕК». В первом случае к нам обратились представители крупной фармацевтической компании, в которой необходимо было наладить учет в прачечной, где стирается и стерилизуется спецодежда для сотрудников. Во втором случае мы работали со строительной компанией, где требовалось организовать систему подотчетной выдачи инструментов и материалов, исключив утрату имущества.
Использование «1С:ИУИ» в прачечной фармацевтической компании
Крупной фармацевтической компании, занимающейся выпуском лекарственных препаратов, необходимо наладить учет спецодежды, поступающей в прачечную. В данной компании к сотрудникам, работающим непосредственно в производственных помещениях, предъявляются очень жесткие требования в плане чистоты и стерильности одежды. Прачечная занимается стиркой и стерилизацией одежды, а также формированием комплектов из отдельных предметов и их выдачей в подразделения.
Заказчик сформулировал следующие задачи:
- Необходимо отказаться от ведения рукописного журнала учета одежды и заменить его цифровым.
- Наладить четкое прослеживание движений комплектов одежды: поступление, хранение, списание.
- Полностью автоматизировать учет выдачи спецодежды, при этом контролировать количество циклов стирки комплектов и сроков годности предметов одежды.
- Обеспечить формирование необходимых печатных форм документов.
В целом, наш клиент хотел решить 2 основные задачи: автоматизировать приемку новой одежды на склад прачечной и автоматизировать процесс стирки и стерилизации использованной одежды с контролем ее «жизненных циклов». Вторая задача является самой сложной, поскольку в рамках нее нужно реализовать систему списания одежды, если при ее осмотре перед стиркой обнаруживаются повреждения, а также систему формирования комплектов из разных предметов одежды с учетом размера.
Кроме того, после детального обсуждения проекта с заказчиком стали очевидны дополнительные трудности, которые нам предстояло решить:
- Строгие правила, действующие на предприятии, не позволяют пришивать на одежду какие-либо метки. То есть мы не может пришить на нее даже специальные тканевые штрихкоды, по которым можно было бы проводить сканирование при помощи ТСД.
- Сложности при формировании комплектов одежды. Дело в том, что комплекты состоят из разных предметов одежды: комбинезонов, шапочек, перчаток, масок, обуви. Поэтому автоматизированная система должна «знать» информацию как об отдельных предметах одежды, так и о готовых комплектах, ведь после стирки одни и те же предметы одежды могут попадать в разные комплекты.
- Готовые выстиранные комплекты одежды, находящиеся на складе прачечной, которые в течение 2-х недель не были выданы, должны повторно стерилизоваться. Таким образом система должна следить за этим параметром и учитывать количество циклов стерилизации как для комплекта в целом, так и для каждого предмета одежды в отдельности.
В системе «1С:ИУИ» имеется практически весь необходимый функционал для решения поставленных задач. Она позволяет вести подробный реестр имущества, проводить его осмотры, принимать новое и списывать пришедшее в негодность имущество, а также присваивать различные статусы при движении имущества. Кроме того, «1С:ИУИ» может работать как с обычными штрихкодами, так и с RFID метками, в том числе специальными, которые приклеиваются на термоклей (именно такие и было решено использовать в прачечной).
Общая схема работы прачечной после внедрения «1С:ИУИ» будет выглядеть следующим образом:
Поступление новой одежды. Вся одежда от поставщика приходит в упаковке и поставляется в специальное подразделение прачечной. Работники удаляют упаковку, а затем маркируют одежду. Для маркировки используется специальный термопресс, который приклеивает на одежду RFID метки. С помощью ТСД сотрудники прачечной сканируют метки и формируют пачки с одинаковыми наименованиями предметов одежды, указывая тип имущества, размер, класс и прочие реквизиты. При этом в системе «1С:ИУИ» формируется документ «Регистрация имущества», а самому имуществу присваивается статус «Новое».
Приемка и сортировка одежды. Использованная одежда поступает в прачечную в контейнерах с сопроводительной документацией. Оператор открывает на ТСД операцию «Регистрация поступлений» и сканирует RFID метки с поступившей одежды, сверяя фактические предметы одежды с данными на экране ТСД и информацией из сопроводительной документации. В системе формируется документ «Перемещение имущества» с типом «Возврат на склад». Имуществу присваивается статус «Ожидание стирки». Затем одежда проходит сортировку по классу чистоты и загружается в стиральные машины. В процессе осмотра имущества может появиться отбракованная одежда, на которой оператор заметил повреждения – такая одежда должна быть списана. Для этого она укладывается в отдельную пачку, а работник прачечной открывает на ТСД операцию «Регистрация брака». Затем происходит сканирование RFID меток поврежденной одежды, при этом в системе «1С:ИУИ» формируется документ «Выбытие имущества» с указанием причины выбытия «Утилизация».
Организация процесса стирки одежды. Этот процесс зависит от предварительной сортировки одежды по классам чистоты. Одежда разного класса стирается в разных боксах, где она затем помещается в тканевые чехлы, а также в стерилизационные пакеты. Эта одежда подлежит маркировке и регистрации в системе. Готовые комплекты упаковываются в специальные пакеты и запечатываются. Для автоматизации работы в помещении хранения чистой одежды организовано отдельное рабочее место сотрудника, оборудованное настольным считывателем RFID меток. При считывании информации в «1С:ИУИ» формируются документы «Регистрация имущества», «Комплектация имущества» и «Перемещение имущества». На готовые комплекты печатаются этикетки со штрихкодами, в которых указана информация о составе комплекта. Оператор приклеивает этикетку на пакет с одеждой, после чего помещает его на стеллаж для хранения. Для учета выдачи спецодежды работник открывает операцию «Выдача комплектов» и последовательно сканирует штрихкоды с пакетов, которые отдает в подразделения для использования.
Таким образом, конфигурация «1С:ИУИ» позволила автоматизировать учет имущества даже на таком сложном производстве. При этом были соблюдены все внутренние правила предприятия, отлажены все процессы, а количество бумажной работы сократилось до минимума.
Внедрение «1С:ИУИ» в СМУ крупной строительной компании
Второй пример развертывания конфигурации «1С:Инвентаризация и управление имуществом» мы рассмотрим на базе кейса, в рамках которого система внедрялась в СМУ одной достаточно крупной строительной компании.
Заказчик обратился к нам, обозначив комплекс проблем, с которыми он постоянно сталкивается:
- сложности с получением актуальной информации о наличии свободных инструментов;
- потери информации о фактической выдаче и возврате инструментов и прочего имущества;
- значительные временные затраты на поиск нужного инструмента на складах в момент выдачи в подотчет;
- отсутствие четкого контроля сдачи инструментов при увольнении материально ответственных лиц;
- сложности учета сроков годности и поверки инструментов.
Работа СМУ имеет свою специфику, т.к. это строительное подразделение, где всегда используется большое количество имущества, в том числе инструментов. При этом стройка обычно ведется далеко от офиса, склады имеют сложную иерархию и располагаются на удалении друг от друга. Проблемы, указанные заказчиком, являются весьма распространенными в данной сфере.
Ведение учета «на бумаге» в этом случае крайне малоэффективно в связи с тем, что ситуация на предприятии меняется быстрее, чем успевают обрабатываться бумажные документы. Только что выданный инструмент может сломаться, его нужно срочно передать другой бригаде, вернуть на склад или запросить больше инструментов, чем планировалось изначально. Таких ситуаций может быть масса – важно оперативно реагировать на запросы рабочих и своевременно обеспечивать подразделения необходимым инструментом. Кроме того, клиент озвучил интересную дополнительную проблему: при увольнении некоторых МОЛов часть инструмента просто «теряется»… Этот вопрос нужно было решить, наладив прозрачный контролируемый учет выдачи инструмента.
Специалисты нашей компании пришли к выводу, что в СМУ можно внедрить конфигурацию «1С:ИУИ». Эта система решит все поставленные задачи, а также будет дополнять работу КИС, действующую на данном предприятии. Базового функционала «1С:ИУИ» будет достаточно для решения основных задач, а небольшие доработки позволят учесть и все специфические нюансы.
Для запуска системы в режиме тестовой эксплуатации нам понадобилось оборудование:
- принтер этикеток для печати штрихкодов на износостойких носителях;
- ТСД, способные работать как в помещениях, так и на улице при температуре до -35°С;
- устройство для чтения карт СКУД;
- устройства для покрытия зоны склада сетью Wi-Fi.
Используя «1С:ИУИ» и систему штрихкодирования на складах предприятия можно организовать адресное хранение инструментов и оборудования, организовать прозрачный учет выдачи инструмента, учет спецодежды и СИЗов. Это позволит решить многие задачи, в частности, значительно ускорить процесс поиска инструментов и четко отслеживать, когда и кому они были выданы.
Мобильное приложение «1С:ИУИ» делает процессы учета, инвентаризации и передачи имущества простыми и быстрыми. ТСД можно выдавать удаленным сотрудникам и подразделениям и проводить сканирование штрихкодов, нанесенных на инструменты и оборудование, буквально где угодно. Каждый МОЛ всегда будет в курсе того, какое имущество за ним числится и где конкретно оно находится. Даже в случае увольнения МОЛа все имущество, за которое он отвечает, можно быстро найти и проверить. Это полностью решает проблему утраты имущества при увольнении МОЛов, которую обозначил заказчик.
Наличие «1С:ИУИ» позволяет также значительно разгрузить бухгалтерию СМУ, т.к. всю работу по поиску и инвентаризации имущества можно делегировать непосредственно на производственные участки и назначить ответственных лиц. Бухгалтерам больше не придется заниматься составлением первичной документации - на них остается только функция контроля.
При необходимости систему можно доработать под специфические бизнес-процессы и наладить обмен данными с КИС.
В настоящий момент работа над данным кейсом продолжается, обозначены сроки реализации проекта и окончательного внедрения «1С:ИУИ» в СМУ.
Заключение
На примере двух описанных выше кейсов мы наглядно показали, что конфигурация «1С:Инвентаризация и управление имуществом» подходит не только для «стандартных» предприятий, но и для решения специфических задач учета выдачи инструмента, учета спецодежды, учета СИЗов и т.д. Гибко настраиваемый функционал системы позволяет полностью автоматизировать процессы учета и инвентаризации имущества, организовать контроль «жизненных циклов» имущества, его своевременные технологические осмотры и списание. А мобильное приложение «1С:ИУИ» – это удобный инструмент для работы с имуществом предприятия даже удаленно от головного офиса.
Автоматизированная система позволяет избежать ошибок, которые неизбежно возникают при «бумажной» инвентаризации. С ее помощью можно достаточно легко и быстро наладить контроль за имуществом, его хранением, правильной эксплуатацией, а также за своевременной закупкой нового имущества и списанием старого.
Если у вас остались вопросы по функционалу данной конфигурации или вы хотели бы внедрить ее у себя на предприятии, консультанты компании «СИТЕК» будут рады предоставить вам любую нужную информацию.
Контактная информация:
Рабочий Email: asm@sitec-it.ru
Телефон: 8 800 700 97 70
Менеджер по развитию продукта 1С:ИУИ: Иванов Павел, email: ipn@sitec-it.ru
Остались вопросы?
Укажите свои контакты, и мы свяжемся с вами, чтобы рассказать больше об «Универсальном клиенте для Android»
