Использование «1С:ИУИ» для инвентаризации в госучреждениях с учетом ФСБУ 28/2023 и не только

Инвентаризация имущества является важнейшей задачей в деятельности любых предприятий. Грамотно выстроенный процесс управления имуществом позволяет компаниям успешно функционировать и своевременно обеспечивать себя всеми необходимым средствами для работы. Но важно понимать, что процесс проведения инвентаризации в коммерческих организациях и государственных учреждениях заметно отличается. Частное предприятие обычно проводит инвентаризацию согласно своему внутреннему регламенту и правилам – законом регулируются только общие организационные моменты. Когда же дело касается государственного (муниципального) учреждения, инвентаризация проходит по строго утвержденному законом порядку. При этом законодательство в данной области часто меняется, появляются новые требования проведения инвентаризации, отменяются ранее действовавшие. На сегодняшний день этот процесс регламентируется приказом Минфина от 15.04.2021 №61н и новым ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (утвержден приказом Минфина России от 13.01.2023 №4н). В государственном учреждении инвентаризация должна быть проведена со всей точностью и скрупулезностью. Сделать это, используя устаревший «бумажный» метод практически невозможно, поскольку в этом случае слишком велика вероятность возникновения ошибок, недочетов и недопонимания по причине пресловутого «человеческого фактора». Гарантированно учесть все имущество без потерь может только грамотно настроенная автоматизированная система, которая, к тому же, учтет все требования законодательства и оперативно сформирует все необходимые отчеты и документы. Сегодня мы рассмотрим удобную систему управления имуществом для государственных и муниципальных учреждений на базе конфигурации «1С:Инвентаризация и управление имуществом». Мы разберем, что это за система, где ее удобно применять и какие задачи по управлению государственным имуществом можно эффективно решать с ее помощью.

Систему «1С:Инвентаризация и управление имуществом» (сокращенно «1С:ИУИ») используют на предприятиях для управления имуществом. Она отлично подходит как для коммерческих организаций, так и для госучреждений. При разработке данного решения (не так давно наша компания «СИТЕК» выпустила новую версию «1С:ИУИ 3.0») нами уделялось большое внимание оперативности, с которой оно позволяет проводить инвентаризацию, максимальной точности и удобству использования. Система использует современные технологии идентификации объектов, такие как RFID и штрихкодирование. Вести учет имущества и управлять им с помощью «1С:ИУИ» можно в режиме реального времени с помощью беспроводной связи.

Для быстрого поиска объектов имущества и их учета применяются мобильные ТСД (терминалы сбора данных). Это портативные устройства, которые можно брать с собой в любое помещение или на открытую площадку, где хранится имущество, и проводить процедуру инвентаризации, сканируя штрихкоды или RFID-метки. Данные с ТСД передаются в базу данных системы, где происходит их обработка. Для небольших учреждений доступен вариант использования системы в файловом режиме работы или в режиме клиент-сервер. Данные в базу в этом случае вводятся пользователем с клавиатуры ПК.

Система «1С:ИУИ» состоит из двух основных компонентов:

Эти компоненты можно использовать совместно или по отдельности. Они обмениваются данными через веб-сервис, к которому можно подключиться по Wi-Fi. Мобильное приложение также может функционировать в оффлайн режиме, что очень удобно для удаленных филиалов, складов и прочих мест, где отсутствует связь с основной базой данных. В этом случае инвентаризация имущества организации проводится только с помощью ТСД, после чего терминал подключается к компьютеру через порт USB, и данные выгружаются в базу данных.

Стоит отметить, что мобильная компонента может быть установлена не только на специализированные терминалы сбора данных, но и на другие мобильные устройства, работающие под управлением ОС Android или MS Windows CE/Mobile. В случае использования системы Android лицензии на компоненту не имеют привязки к конкретному устройству. Для системы MS Windows CE/Mobile такая привязка есть.

Кратко, система «1С:ИУИ» обладает следующими возможностями:

Мобильное приложение системы также предоставляет широкие возможности:

Выше мы сказали о том, что инвентаризация в государственных учреждениях проводится строго в соответствии с «буквой закона». В настоящее время эта процедура дополнительно усложняется тем, что такие учреждения активно переходят на систему электронного документооборота. Процесс перехода регламентируется приказом Минфина от 15.04.2021 №61н. Помимо этого, свои изменения вносит и новый стандарт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».

В соответствии с Приказом №61н от 15.04.2021 Минфин ввел унифицированные формы электронных первичных учетных документов и электронных регистров бухучета, применяемых при ведении бюджетного и бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений. В документе прописаны указания по формированию и применению унифицированных форм электронных документов. Например, приказ регулирует формирование Акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836), а также формирование Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и Изменения решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447).

Инвентаризация в государственных (муниципальных) учреждениях проводится также с учетом еще одного документа – Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация". Он регламентирует проведение инвентаризации обязательств и активов у всех субъектов экономики. В данном документе прописаны положения, описывающие порядок действий для учреждений при проведении инвентаризации. В новой редакции стандарта сняты ранее существовавшие ограничения на использование современных технических средств для проведения инвентаризации.

Стандарт ФСБУ 28/2023 находится сейчас на стадии внедрения и станет обязательным к применению с 1 апреля 2025 года. Но организации могут руководствуются им уже сейчас, досрочно приняв решение о его полном внедрении у себя.

Данный стандарт гласит, что процесс инвентаризации является обязательным перед передачей (возвратом) активов организации и имущества в аренду, безвозмездное пользование, управление и при выкупе / продаже активов. Это нововведение позволит минимизировать количество спорных ситуаций и финансовых потерь, возникающих у обеих сторон сделки.

Помимо этого, в новом стандарте приведены четкие формулировки требований к проведению инвентаризации. Ранее эти формулировки были более размытыми и трактовались по-разному. Это относится к полноте и способам выявления фактического наличия объектов проверки, процессам документирования и обеспечения условий для проведения инвентаризации. Стандарт также указывает на необходимость своевременного и обоснованного отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете организации.

ФСБУ 28/2023 дает возможность применять разные способы проведения инвентаризации, делает этот процесс более гибким. Например, документ позволяет создать не одну, а несколько инвентаризационных комиссий. Это делается в случаях, когда предстоит проделать большой объем работ. Для пересчета создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а для обработки большого количества документации позволяется создать несколько рабочих комиссий. Руководство учреждения самостоятельно определяет порядок взаимодействия между комиссиями и рабочими группами. Допускаются случаи, когда руководитель организации сам выступает в качестве инвентаризационной комиссии или для этих целей привлекается аудиторская компания.

Для подтверждения результатов инвентаризации требуется присутствие не менее 80% членов комиссии. В зависимости от ее итогов могут быть назначены контрольные выборочные проверки, на которых будут присутствовать участники комиссии и / или МОЛы (материально ответственные лица). Назначенные контрольные процедуры должны быть завершены до открытия помещений, в которых проводилась инвентаризация.

В новом ФСБУ появился важный аспект, согласно которому не допускается определение фактического наличия объектов имущества исключительно со слов МОЛа. Помимо этого, взаимный зачет излишков и недостач, выявленных в результате пересортицы, допускается только в исключительных случаях за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого лица, когда данное имущество относится к одному и тому же наименованию.

Конфигурация «1С:ИУИ» для государственных и муниципальных учреждений учитывает все нюансы современного законодательства в сфере инвентаризации. Программа работает в строгом соответствии с положениями приказа Минфина России от 15.04.2021 №61н и требованиями стандарта ФСБУ 28/2023. Она позволяет в разы ускорить процесс инвентаризации и существенно сократить количество ошибок.

Если на балансе государственного предприятия числится большое количество основных средств, решение «1С:Инвентаризация и управление имуществом» поможет решить следующие проблемы:

Важно помнить, что «ручная» инвентаризация имущества организации с бумажным документооборотом – это очень долгий процесс, причем, обычно вся основная работа ложится на плечи бухгалтерии. При этом бухгалтера организации должны также успевать выполнять свою текущую работу согласно должностным обязанностям (вести учет МЗ/ОС, их списание и т.д.). Постоянное отвлечение сотрудников бухгалтерии на процедуру инвентаризации и огромный объем бумажной работы неизбежно приводит к переработке, сильной усталости, в результате чего появляются ошибки, нарушение сроков исполнения и т.д. Это снижает эффективность работы всего учреждения.

Нередко это приводит к тому, что инвентаризация в учреждении носит формальный характер для минимизации трудозатрат. Это опасно, так как при таком подходе по итогам контрольно-ревизионных проверок обычно выявляется существенная недостача имущества, возникают непонятные излишки ТМЦ и т.д. Нарушение правил ведения бухгалтерского учета и составления отчетности – это основание для применения мер административной ответственности, предусмотренной ст.15.15.6 КоАП. В отношении сотрудника бухгалтерской службы, которым совершено административное правонарушение, применяются меры дисциплинарного взыскания.

Использование «1C:Инвентаризация и управление имуществом» позволяет государственному учреждению:

Компания «СИТЕК» предлагает «1С:ИУИ», как готовое решение, которое можно использовать сразу «из коробки». При этом мы готовы не только внедрить конфигурацию и осуществить ее первоначальную настройку, но и сделать индивидуальную доработку программы под нужды конкретного учреждения.

Проект внедрения системы «под ключ» в государственном учреждении обычно включает в себя 4 основных этапа:

В ходе реализации проекта гарантируется налаживание процессов обмена данными практически с любыми информационными системами, которые используются в учреждении. В первую очередь речь идет об интеграции с «1С:БГУ» («Бухгалтерия государственного учреждения») – наиболее популярной в России бухгалтерской системой для государственных учреждений. Кроме того, можно наладить систему обмена и с другими продуктами Фирмы 1С, например, «1С:ERP».

Конфигурация «1С:ИУИ» интегрируется с системами электронного документооборота «1С:ЭДО», Directum, «Пайрус» и др. Это производится в полном соответствии с приказом №61н от 15.04.2021. В данном документе Минфин ввел унифицированные формы электронных первичных учетных документов и электронных регистров бухучета, применяемых при ведении бюджетного и бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений.

В случае необходимости специалисты нашей компании сделают настройки для обмена данными с внешними информационными системами на базе 1С («1С:ЗИК», «1C:СЭД», «1С SmartCampus» и др.).

Внедрение системы «1С:ИУИ» в государственном учреждении (даже в крупном) занимает, как правило, не более 5-6 месяцев.

Если после прочтения данной статьи вы заинтересовались системой «1С:ИУИ» и хотите узнать о ней побольше, задайте вопросы нашим консультантам. Вы можете связаться с нами любым удобным способом. Нерешаемых задач нет – мы обязательно поможем!

Также мы рекомендуем вам ознакомиться со следующими материалами: